Hướng dẫn lập bộ quy tắc ứng xử – Code of conduct

Posted by | KIẾN THỨC, NGHIÊN CỨU, NHÂN SỰ, QUẢN LÝ CÔNG TY | 0 |

Thiết lập những quy tắc cho bộ quy tắc ứng xử theo quy trình 6 bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin

Trước tiên cần thu thập về định hướng chiến lược phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Kế đến, nhận diện các vấn đề mà các thành viên trong doanh nghiệp đang phải đương đầu. Sau đó cần tập trung vào các vấn đề đạo đức trong hành xử.

Các điều khoản viết ra phải trả lời các câu hỏi chủ yếu sau:

  • Điều gì doanh nghiệp sẽ không bao giờ được làm để tìm kiếm khách hàng, để giữ chân khách hàng và để đạt được các mục tiêu đề ra?
  • Những luật lệ và quy định nào ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp và cần phải tuân thủ nghiêm ngặt?
  • Những loại vấn đề đạo đức nào doanh nghiệp đã phải đương đầu trong quá khứ và những loại vấn đề đạo đức nào doanh nghiệp sẽ phải đương đầu trong tương lai?
  • Có bất kỳ “vùng tối đạo đức” đức nào doanh nghiệp phải xử lý hay không?

Khi phát triển những quy tắc hành xử phải xem xét các chủ đề có liên quan đến các ngành kinh doanh riêng biệt. Các chủ đề này phụ thuộc vào bản chất của ngành kinh doanh:

  • Mâu thuẫn lợi ích
  • Chính trực nghề nghiệp và cá nhân
  • Sự quấy rối
  • Sự gian lận
  • Quan hệ với khách hàng
  • Quan hệ với nhà cung cấp
  • Sử dụng tài sản công ty
  • Bồi thường
  • Phân biệt đối xử
  • Bảo mật

Quý vị có thể tham khảo 8 nguyên lý chuẩn mực trong thiết lập Quy tắc ứng xử Gobal Business Standard Codex.

Một điều quan trọng nữa là việc thu thập được đầu vào chính xác từ nhân viên, đó là những tình huống thực tế mà họ đang phải đương đầu. Có thể thu thập được thông tin đầu vào như vậy thông qua việc khảo sát giấu tên, hỏi nhân viên rằng năm vừa rồi những vấn đề gì đã khiến họ cảm thấy không thoải mái và khiến họ phải tin rằng họ phải thỏa hiệp với sự liêm chính của họ.

Các chủ đề chính được xác định trong quá trình thu thập dữ liệu. Một trong những phương thức tiếp cận cho việc phân loại các điều khoản là định cấp độ rủi ro tiềm năng cho mối điều khoản và sắp xếp chúng sao cho phù hợp. Các điều khoản có mức độ rủi ro cao hơn thì được đặt lên trước.

Kết quả của quá trình này là đề cương của bộ quy tắc hành xử.

 

Bước 2: Viết bản thảo

Khi đã có các chủ để và đề cương điều khoản thì việc tiếp theo là cụ thể hóa chúng thành bộ quy tắc. Khi viết cần sử dụng từ ngữ ngắn gọn, rõ nghĩa tránh các từ ngữ chuyên ngành để đảm bảo mọi nhân viên trong công ty đều có thể hiểu được.

Bộ quy tắc hành xử cần trở thành những hướng dẫn cho nhân viên thay vì là các quy tắc, luật lệ phải tuân theo bằng mọi giá.

Bộ quy tắc hành xử là công cụ đẩy mạnh văn hóa đạo đức, đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu. Do vậy khi viết nên sử dụng những câu tích cực, truyền tải lợi ích hơn là áp đặt thực hiện. Thay vì nói rằng những hành động cụ thể là vô đạo đức, bất hợp pháp thì nên chỉ ra cách thức nào để không tham gia vào các hoạt động bất lợi cho doanh nghiệp, nhân viên, khách hàng và các thành phần hữu quan khác.

Sử dụng định dạng nhất quán trong quá trình thiết lập. Định dạng này có thể bao gồm các thành phần sau:

  • Xác định các chủ đề đạo đức: như sử dụng tài sản công ty, phân biệt đối xử…
  • Định nghĩa các nguyên lý cốt lõi
  • Mục đích của các điều khoản
  • Điều khoản: những hướng dẫn nhân viên nên làm theo để ra quyết đinh khi phải đối mặt với các vấn đề đạo đức
  • Những ví dụ về các sự kiện có thể diễn ra trong tương lai và làm sao để giải quyết các vấn đề phù hợp với các điều khoản.

 

Bước 3: Xem lại bản thảo

Bản thảo cần được xem xét bằng một quy trình xem xét toàn diện để phù hợp với những thông số trong những bước đầu và thực hiện những điều chỉnh cần thiết. Bản thảo cần được thử nghiệm tại các bộ phận mục tiêu để có thể phát triển quy trình và tổng hợp các phản hồi.

Bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo công ty sẽ là người thực hiện trực tiếp hoặc hỗ trợ đội dự án thiết lập bộ quy tắc hành xử.

Sau cùng, bộ quy tắc nên được xem xét hoặc viết lại bởi những người am hiểu về pháp luật đề đảm bảo tính hợp pháp của bộ quy tắc.

 

Bước 4: Chính thức thông qua các điều khoản

Bộ quy tắc hành xử nên được thông qua một cách chính thức bởi các thành phần thích hợp trước khi trình lên ban giám đốc. Việc thông qua như vậy sẽ tăng tính hợp pháp và tăng cường sự phối hợp trong phát triển và triển khai bộ quy tắc hành xử. Các thành viên ban giám đốc là người thông qua chính thức bộ quy tắc này lần cuối cùng và xác nhận việc đưa bộ quy tắc vào thực hiện.

 

Bước 5: Hướng dẫn bộ quy tắc

Độ rộng của việc hướng dẫn sẽ quyết định thành công của bộ quy tắc. Bộ quy tắc nên được hướng dẫn từ các nhà quản lý cấp cao xuống. Các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm truyền thông về bộ quy tắc hành xử và cung cấp nguồn lực để học tập cho các thành viên trong doanh nghiệp.

Lý tưởng là ban giám đốc hoặc các nhà quản lý cấp cao nên tuyên bố công khai các quy tắc của doanh nghiệp thông qua những cuộc nói chuyện, những buổi họp…Thêm vào đó các thành viên trong doanh nghiệp nên có một bộ quy tắc hành xử và nhân viên mới cũng được huấn luyện về bộ quy tắc trong quá trình huấn luyện. Và cần cung cấp thông tin về bộ quy tắc lên website, email cho tất cả các thành phần hữu quan.

Đào tạo về bộ quy tắc là một trong những phương pháp giúp mọi nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ bộ quy tắc hơn. Mỗi khóa đào tạo cần đánh giá đầu ra của học viên. Cần thực hiện đào tạo để đảm bảo 100% nhân viên đều hiểu rõ về bộ quy tắc. Vì bộ quy tắc góp phần giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược nên việc tái kiểm tra là cần thiết để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm vững triết lý đạo đức và điều khoản của bộ quy tắc.

 

Bước 6: Bắt buộc thực hiện các điều khoản

Bộ quy tắc sẽ không có nhiều giá trị hơn là một tờ giấy được viết ra nếu không có các kỹ thuật bắt buộc thực thi tại nơi làm việc.

 

Một trong những yếu tố cần thiết của việc tuân thủ bộ quy tắc hành xử là cung cấp một kênh phản hồi giấu tên cho các thành viên để trình bày về các hành vi không đúng đắn trong doanh nghiệp.

Những thời điểm cần xem xét lại và cập nhật bộ quy tắc:

– Khi thay đổi môi trường hoạt động của tổ chức, như khi các quy định của pháp luật ảnh hưởng đến ngành kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi.

– Thời đoạn mở rộng hoặc tổ chức lại

– Thời đoạn thuê ngoài hoặc khi tốc độ thay thế nhân viên trong tổ chức cao

– Xảy ra khủng hoảng không mong đợi, ảnh hưởng lên các điều khoản hiện tại

– Khi nhân viên không hiểu các điều khoản

 

Chúc thành công.

Thắm T. Bùi

Project Manager, IMT


Leave a Reply