Cách giải quyết vấn đề theo phương pháp 8D

Vui lòng rê chuột vào hình bên trên để xem toàn bộ slideshow. Tài liệu bao gồm 100 slides.

Mọi người đã hiểu về vấn đề?

Phuong-phap-giai-quyet-van-de-8D-problem-solving-IMT

Trong công việc và đời sống thường nhật, con người chúng ta liên tục đối mặt và giải quyết rất nhiều vấn đề khác nhau. Vấn đề gần như xuất hiện trong mọi ngóc ngách trên thế giới này, từ đầu ngõ đi vào xó bếp, đâu đâu cũng có người (hoặc chính bản thân chúng ta) than vãn hoặc đang đau đầu với các vấn đề đang gặp phải. Có lẽ ai trong chúng ta cũng dễ dàng liệt kê nếu được yêu cầu cho ví dụ về vấn đề, chẳng hạn như:  khát nước nhưng nước vừa hết chưa kịp mua mới (hoặc chưa kịp nấu/hoặc vừa nấu xong đang nóng chưa uống được), điện thoại hết pin nhưng quên mang theo dây sạc (hoặc dây sạc hư/mất chưa kịp mua), hoặc vấn đề to lớn hơn như doanh thu công ty sụt giảm so với năm trước, biến đổi khí hậu toàn cầu……cùng vô vàn vấn đề khác.

Có thể thấy, đa số chúng ta đều nhận dạng được vấn đề là gì. Nhưng liệu mọi người đã hiểu đúng, hiểu đủ về định nghĩa và bản chất của vấn đề?

Vậy rốt cuộc, vấn đề là gì?

Vấn đề hiểu một cách đơn giản chính là một câu hỏi cần trả lời, là một thứ cần phải giải quyết, hoặc đang trong quá trình giải quyết. Phức tạp hơn một chút thì vấn đề là khoảng cách/chênh lệch/sai biệt giữa mong muốn/kỳ vọng/ý chí/nhu cầu của con người so với thực tế/thực tại/hiện thực.

Mọi thứ trên thế giới xoay quanh con người, các vấn đề trên thế giới cũng xoay quanh con người. Có thể nói, không có con người thì không có vấn đề. Về mặt sinh học, con người là sinh vật duy nhất được ban tặng (hoặc có thể là bị nguyền rủa) khả năng cảm nhận được sự không hài lòng, và khát vọng để liên tục làm cho mọi thứ tốt hơn. Chính điều này là nguồn gốc cho các vấn đề.

Các bước thực hiện phương pháp 8D trong giải quyết vấn đề

Các phương pháp thực hiện của phương pháp giải quyết vấn đề 8D được tóm lược như dưới đây (bạn đọc có thể tìm hiểu chi tiết tại slide 100 trang bên dưới):

Bước 1 – Nhận diện vấn đề: Người giải quyết vấn đề cần định nghĩa được vấn đề, kết hợp nhận diện các vấn đề liên quan. Sau đó phân tích và diễn dịch thông tin để làm gọn vấn đề cần giải quyết, cuối cùng phải viết ra được phát biểu về vấn đề.

Vấn đề được phát biểu phải dựa trên dữ liệu, không thể võ đoán hay hàm chứa nguyên nhân, giải pháp, và không quá chung chung.

Bước 2 – Lập đội giải quyết vấn đề. Đội giải quyết gồm các thành viên là người có liên quan đến vấn đề, có kiến thức xử lý, và các quyền hạn, trách nhiệm. Lý tưởng nhất là từ 4 – 6 người, và không nên có quá 8 thành viên. Mỗi thành viên cần được phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể, rõ ràng.

Bước 3 – Xác định và thực hiện thao tác ngăn ngừa tức thời: Phải nhận diện được và chọn lựa hành động ngăn ngừa tức thì, mục đích để tránh việc vấn đề tiếp tục ảnh hưởng khi chúng ta đang phân tích nguyên nhân cốt lõi và đề ra biện pháp chi tiếp hơn. Việc thực hiện việc xử lý tức thời một cách khoa học, cần lập kế hoạch, và thực hiện nhanh chóng. Sau khi thực hiện cần kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của vấn đề.

Bước 4 – Nhận diện các nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các hành động giải quyết khả dĩ. Tại bước này, đội giải quyết vấn đề cần sử dụng các phương pháp/kỹ thuật/công cụ phân tích để nhận diện các nguyên nhân khả dĩ, phân tích các nguyên nhân đã nêu, và lựa chọn nguyên nhân gốc rễ.

Từ nguyên nhân gốc được xác định, tiếp tục đánh giá các hành động khả thi. Cùng với đề ra bộ tiêu chí để có thể lựa chọn được giải pháp hành động tốt nhất, hiệu quả nhất.

Bước 5 – Chọn và kiểm định giải pháp: Căn cứ và bộ tiêu chí để lựa chọn giải pháp hành động. Cần lên kế hoạch triển khai một cách khoa học và cụ thể.

Bước 6 – Thực hiện và xác nhận giải pháp: Triển khai hành động đã lên kế hoạch và mô tả chi tiết ở Bước 5. Có đánh giá sau khi thực hiện.

Bước 7 – Phòng chống tái xuất hiện: Sau khi giải quyết vấn đề cần tiêu chuẩn hóa lại các thay đổi, có thể bằng cách điều chỉnh tài liệu, hoặc cập nhật các tài liệu có liên quan. Phổ biến cho các phòng ban để hạn chế vấn đề tái diễn trong tương lai. Nếu cần thiết, phải truyền thông sự thay đổi cho những người ở bên ngoài tổ chức.

Bước 8 – Tưởng thưởng đội thực hiện: Sau khi giải quyết vấn đề thành công, cần ghi nhận và tưởng thưởng cho những người có đóng góp suốt quá trình.

Bản chất của 8D

Mục đích của quy trình 8D là giải quyết vấn đề và phòng ngừa vấn đề tái xuất hiện. Phương pháp này tập trung vào việc thu thập đúng dữ kiện, cần nhiều người cùng tham gia, và cung cấp các công cụ, kỹ thuật, phương pháp trong các bước nhận diện vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ, ra quyết định, phòng ngừa, và đánh giá.

Khi áp dụng phương pháp 8D, người sử dụng cần hiểu đúng và đầy đủ mục đích, cũng như bản chất các bước làm để đạt được kết quả hiệu quả nhất khi giải quyết vấn đề.

Các công cụ/kỹ thuật sử dụng trong phương pháp 8D

Công cụ/kỹ thuật có thể được ứng dụng trong quá trình ra quyết định bằng phương pháp 8D gồm:

• Ma trận ưu tiên công việc (phương pháp phản ứng)
• 5W1H (what – when – who – which – why – how)
• Giản đồ xương cá Ishikawa
• Phân tích Pareto
• Histogram
• Kỹ thuật Brainstorming
• 6M (manpower, measurement, milieu – evironment, methos, materials, machine)
• 5 Whys
• Đánh giá và soát xét FMEA
• …….cùng nhiều công cụ khác

(để tìm hiểu chi tiết, mời bạn đọc tìm hiểu thêm chi tiết tại slide 100 trang bên dưới)

Các cạm bẫy thường gặp khi giải quyết vấn đề

Khi giải quyết vấn đề, dù muốn hay không bạn cũng có thể vướng vào các bẫy được diễn tả bằng lời như sau: sự phi lý, mô hồ, câu trả lời đúng, làm theo luật, “thực tế chút đi”, làm lỗi là tệ hại, không đủ kiến thức, “đừng khùng quá”…

Người giải quyết vấn đề phải thật tỉnh táo và chuẩn bị cho mình một tư duy thật linh hoạt và cởi mở để luôn nhận diện được những cạm bẫy, tìm ra được hướng đi phù hợp và giải pháp hiệu quả nhất.

Nên chuẩn bị và duy trì tâm lý như thế nào khi giải quyết vấn đề

Để giải quyết vấn đề, tìm ra được các giải pháp hiệu quả, mỗi chúng ta cần có tư duy, thái độ và tâm lý đúng đắn từ đầu. Có thể bắt đầu từ những suy nghĩ mới mẻ dưới đây:

• Vấn đề không phải lúc nào cũng là vấn đề, đôi khi đó là cơ hội để chúng ta phát triển
• Không có vấn đề nào là không thể giải quyết.
• Không có biến và điều chỉnh dữ liệu khớp với giải pháp
• Làm việc một cách thông minh thay vì cực nhọc.
• Trong rất nhiều yếu tố ảnh hưởng, chỉ nhận diện và xem xét các yếu tố chính.
• Giải quyết trước vấn đề đơn giản, nhanh chóng thay vì chăm chăm vào vấn đề chính.
• Suốt quá trình giải quyết vấn đề sẽ gặp những điều mới, hãy vẽ/viết lên giấy. Nếu không thể hiện lên giấy, bạn có thể sẽ quên chúng.
• Chúng ta không thể làm mọi thứ, đừng quá gắng sức. Hãy làm đúng thứ phải làm.
• “Tôi không biết”. Thừa nhận mình không biết có lợi hơn là cố tỏ ra mình biết. Chấp nhận sự thật phũ phàng và quyết tâm cao độ
• Hãy chấp nhận rủi ro.

Trên đây là một số thông tin và hướng dẫn tổng quát về phương pháp giải quyết vấn đề 8D. Mong rằng sẽ mang lại những giá trị hữu ích cho bạn đọc. Chúc mọi người áp dụng thành công phương pháp trong lần giải quyết vấn đề kế tiếp.

Tại IMT, các khóa học đào tạo phát triển doanh nghiệp của chúng tôi liên tục được cập nhật, và hiệu chỉnh cho phù hợp và hiệu quả nhất. Xem thêm về chúng tôi tại đây.

Thực hiện bởi
Quốc Thông, IMT
Tham khảo chuyên gia Lưu Nhật Huy

Cập nhật thông tin về các hoạt động của IMT tại https://www.imt.vn/