Khi viết mô tả cho một năng lực chung, cần ghi rõ những điểm sau:

• Định nghĩa năng lực đó là gì, lưu ý định nghĩa theo bối cảnh của tổ chức thay vì chỉ định nghĩa chung
• Cho người đọc thấy vì sao năng lực đó là quan trọng đối với tổ chức và/hoặc đối với mình
• Nêu các mức độ thành thạo yêu cầu, thường phân ra làm 4 mức từ nhân viên, tổ trưởng, quản lý cấp trung và quản lý cấp cao. Tuy nhiên, không nhất thiết phải phân theo cấp độ vị trí trong sơ đồ tổ chức mà yếu tố tác động chính nhất là tầm hạn tác động của chức danh đó
• Các bạn có thể làm thêm phần Các biểu hiện cần tránh cũng như Các biểu hiện tích cực, nhưng điều này là tùy chọn. Trong đa phần các dự án mà IMT thực hiện, khách hàng thấy rằng mô tả 4 cấp độ thành thạo là đủ dùng.

VÍ DỤ VỀ CÁCH VIẾT MÔ TẢ NĂNG LỰC

Năng lực Ra quyết định

Định nghĩa

Là khả năng xác định và am hiểu các vấn đề và cơ hội; so sánh dữ liệu từ các nguồn khác nhau để rút ra kết luận; sử dụng phương pháp tiếp cận hiệu quả để lựa chọn các phương án hoặc phát triển giải pháp phù hợp; thực hiện những hành động đã được xem xét dựa trên tình hình thực tế, khó khăn và hậu quả có thể xảy ra

Tại sao năng lực này lại quan trọng?

Chúng ta đang hoạt động trong một tổ chức đoàn kết. Việc ra quyết định của mỗi chúng ta sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của các thành viên khác. Do vậy ra quyết định và giải quyết vấn đề là năng lực rất cần thiết để đạt được mục tiêu “đóng góp cho sự thịnh vượng chung của xã hội” của chúng ta.

Các cấp độ thành thạo

Cấp độ 1: Nhận diện vấn đề

Có khả năng nhận diện vấn đề và cơ hội, thu thập đúng nguồn thông tin để ra quyết định
Tuy nhiên cần hỗ trợ để xem xét mức độ ưu tiên để ra quyết định cho các vấn đề và cơ hội trong hoạt động của cá nhân

Cấp độ 2: Giải quyết vấn đề cá nhân

Có khả năng nhận diện vấn đề và cơ hội, thu thập đúng nguồn thông tin để ra quyết định.
Có khả năng dựa trên thông tin thu thập được để ra các quyết định cho các vấn đề, cơ hội trong hoạt động của cá nhân
Có khả năng đề xuất các phương án giải quyết cho hoạt động của bộ phận.

Cấp độ 3: Giải quyết vấn đề bộ phận

Có khả năng định hướng đúng mức độ ưu tiên của nguồn thông tin cần thu thập.
Có khả năng ra quyết định cho cá nhân và bộ phận.
Có khả năng cung cấp các phương án giải quyết thay thế trong quá trình giải quyết vấn đề.
Có khả năng theo dõi và đảm bảo hành động của các phương án.

Cấp độ 4: Giải quyết vấn đề tổ chức

Có khả năng ra quyết định cho các vấn đề và cơ hội của cá nhân, bộ phận và toàn tổ chức.
Có khả năng lựa chọn các phương án thay thế phù hợp.
Có khả năng đánh giá vấn đề trong mối quan hệ với các cá nhân, bộ phận có liên quan trong tổ chức
Có khả năng định hướng hành động thay thế cho các cá nhân khác, các bộ phận trong tổ chức.

Các chỉ dấu tích cực

 Chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành các vấn đề đơn giản hơn
 Nhận diện được mục đích thật sự của việc giải quyết vấn đề và nhận diện cơ hội
 Hệ thống hóa các phương án có thể dùng để giải quyết vấn đề
 Nhận diện được rủi ro và phương án thay thế thích hợp.

Các biểu hiện tiêu cực

 Ra quyết định khi chưa xác định rõ mục tiêu của phương án giải quyết
 Chấp nhận giải pháp khi chưa đánh giá mức độ ưu tiên
 Ra quyết định khi chưa nhận diện các rủi ro có thể xảy ra
 Theo dõi vấn đề không chặt chẽ, không những quyết định kịp thời khi gặp khó khăn trong thực hiện giải pháp
 Nhận diện và giải quyết vấn đề không có hệ thống

Năng lực Làm việc nhóm (teamwork)

Định nghĩa

Là khả năng phối hợp làm việc, sử dụng và phát triển các mối quan hệ nhằm đạt được mục tiêu được giao

Tại sao năng lực này lại quan trọng?

Xây dựng là một nghề không thể làm việc một mình, chúng ta cần hợp tác và hiểu nhau. Ngành nghề của chúng ta là một ngành nghề có tỉ lệ tai nạn nghiêm trọng đứng thứ hai trong các ngành nghề. Vì vậy, để thực hiện mục tiêu và đảm bảo sự an toàn cho các thành viên trong tổ chức của chúng ta, chúng ta cần rèn luyện để nâng cao khả năng làm việc nhóm

Các cấp độ thành thạo

Cấp độ 1: Làm việc một cách hợp tác

Sẵn sàng phối hợp trong công việc
Không ngại việc tìm kiếm lời khuyên từ các thành viên khác trong nhóm
Dùng thêm những hỗ trợ từ nguồn bên ngoài khi cần thiết
Nhận diện được cách thức để thực hiện công việc ở các phòng ban khác nhau và các tổ chức khác nhau là không giống nhau
Đặt lợi ích của cá nhân dưới lợi ích nhóm

Cấp độ 2: Thu hút những thành viên khác

Làm việc hiệu quả với các thành viên khác có nguồn gốc đa dạng
Tổng hợp các kĩ năng và ý tưởng từ các nguồn đa dạng
Hỗ trợ các thành viên chưa có kinh nghiệm hoặc có khối lượng công việc quá nhiều
Có thể bỏ thời gian để hỗ trợ những thành viên khác suy nghĩ cách giải quyết vấn đề
Bỏ thời gian để học và hiểu về tổ chức và văn hóa tổ chức
Nói về người khác một cách tích cực

Cấp độ 3: Xây dựng nhóm

Có khả năng xác định mục tiêu cho nhóm
Làm rõ vai trò và nhiệm vụ của các thành viên nhóm.
Chủ động chia sẻ thông tin và học hỏi các thành viên trong nhóm
Giải quyết xung đột và các vấn đề trong nhóm một cách tích cực và cởi mở
Cung cấp phản hồi cho các thành viên nhóm
Sử dụng hiệu quả kĩ năng của các thành viên trong nhóm
Sử dụng kế hoạch hành động khác nhau để đạt được mục tiêu

Cấp độ 4: Tạo lập các công việc nhóm

Tạo lập các mô hình phối hợp hoạt động cho các nhóm.
Xác định được các công việc cần phân bổ cho các nhóm
Tạo cơ hội để các cá nhân làm việc cùng nhau.
Phá vỡ các rào cản để các cá nhân làm việc nhóm tích cực
Tạo nên các thách thử để các cá nhân khác cũng có thể thay đổi và phá vỡ các ràn cản đề làm việc nhóm hiệu quả nhất.
Cam kết dành thời gian và nguồn lực cho các dự án làm việc nhóm

Các chỉ dấu tích cực

 Động não nhóm và tán thành những yếu tố thành công then chốt được nhóm nhận diện được
 Phát triển thói quen suy nghĩ về những điều người khác đang nghĩ
 Giải quyết mối quan tâm của các phòng ban khác
 Phối hợp để đạt được mục tiêu của nhóm ngay cả khi phải hi sinh các sở thích cá nhân.
 Nhận biết được sự quan trọng của sự linh hoạt và tinh tế trong việc giải quyết các vấn đề về văn hóa.

Các biểu hiện tiêu cực

 Thấy mình quan trọng hơn các thành viên khác trong nhóm và không tôn trọng những đóng góp của học
 Giữ thông tin quan trọng cho bản thân hoặc bộ phận của mình
 Cho rằng văn hóa và giao tiếp là hoàn toàn giống nhau và không chủ động tìm hiểu về người khác
 Chỉ hợp tác khi phù hợp với lợi ích của bản thân.
 Nói chuyện một cách bề trên với thành viên khác

Author: Tham T. Bui – IMT Assistant Project Manager, IMT