Bí quyết nào khiến Toyota trở thành tập đoàn hùng mạnh trong ngành công nghiệp Ô tô?
Bí quyết ở đây không đâu xa chính là khả năng gia tăng sự hài lòng và tinh thần chủ động cho nhân viên. Hệ thống quản lý Toyota (Toyota Management System- TMS) bao hàm triết lý và quan điểm quản lý then chốt để nuôi dưỡng năng lượng sống cho môi trường làm việc, dành cả cho các thành viên “cổ trắng” lẫn “cổ xanh”. Vậy làm sao Toyota làm được điều này?
Con người là nhân tố quan trọng then chốt của tổ chức. Con người phát triển thì tổ chức mới có thể phát triển. Dựa trên lập luận này, Toyota đã xây dựng một văn hóa tổ chức với nhận thức rằng “Ý thức chung về giá trị” và “Nguyên lý, nguyên tắc chung’ là hết sức cần thiết cho tính tự chủ. Đối với một người quản lý của công ty, bên cạnh chuyên môn và kiến thức, cần có niềm đam mê với công việc và yêu mến công ty của mình. Nói ví von như là một sư trụ trì chùa có tâm, vị trụ trì đó hằng ngày sẽ tự lau dọn ngôi chùa của mình, và một nhà Quản lý của Nhật cũng làm được điều đó.
Vậy Hệ thống quản lý Toyota – Toyota Management System (TMS) là gì?
TMS là chương trình cải tiến quản lý, tập quán – văn hóa tổ chức của doanh nghiệp, ứng dụng bí quyết lâu năm của Toyota vào giới “cổ trắng” lẫn “cổ xanh”.
Một chương trình TMS sẽ bao gồm 5 tiến trình để doanh nghiệp có thể hoàn thiện mình.
Tiến trình nâng cao cơ cấu tổ chức, đạt đến tầm nhìn quốc tế. Việc nâng cao này giúp thỏa mãn khách hàng thông qua Chất lượng- Giá cả- Giao hàng… và giúp doanh nghiệp có thể ứng biến linh hoạt với sự biến đổi của môi trường.
Tiến trình triển khai phương châm: i.) Phương châm ứng biến với thay đổi tại từng thời điểm, hoàn cảnh. ii.) Phương châm riêng về sản phẩm và dịch vụ. ii.) Phương châm riêng về chức năng hoạt động của công ty.
Tiến trình hoạt động nâng cao trình độ- đẩy mạnh tính tích cực nơi làm việc. Đây là tiến trình then chốt mà TMS muốn nhấn mạnh, giúp nâng cao khả năng lãnh đạo và làm việc theo nhóm. Hoạt động này dựa trên 6 yếu tố chính: Mieruka của hoạt động (Mieruka là một thuật ngữ có nghĩa là “làm cho dễ nhìn thấy, giúp phát hiện bất thường”); Tạo ra một nơi làm việc hợp tác; Sáng tạo giá trị; Kaizen trí tuệ; Chất lượng công việc và Sáng tạo lợi nhuận.
Tiến trình nâng cao sức mạnh con người và tổ chức. Tiến trình này giúp nhân viên cảm nhận được thành tựu của bản thân mình thông qua nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và cảm nhận được sự trưởng thành của bản thân. Xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ sẽ nâng cao được động lực làm việc và tăng năng suất lao động.
Tiến trình đánh giá, thiết kế nhân sự. Đánh giá với cách nhìn nhận công chính- công bằng. Nâng cao chuyên môn và nhân cách của con người.
Cốt lõi của TMS chính là tiến trình ở số 3: Nâng cao trình độ, đẩy mạnh hoạt động tích cực của TMS.
Các hoạt động cốt lõi của TMS
Toyota luôn đề cao hoạt động nhóm, cải tiến liên tục tại nơi làm việc, thông qua các cuộc họp hàng ngày, các vấn đề sẽ được trực quan hóa trên bảng tin để mọi người có thể cùng nhau biết được, cùng nhau thảo luận và thực hiện cải tiến hàng ngày.
Những công cụ mà TMS sử dụng để nâng cao hiệu quả của hoạt động tích cực tại nơi làm việc là Visual Board, KPT và Task Board, những công cụ này sẽ được trực quan hóa trong phòng Kaizen để mọi người trong tổ chức có thể nắm bắt thông tin và cùng nhau thảo luận.
Sự liên kết, hiểu biết về nhau cũng như những nguyên tắc hoạt động chung của một tổ chức (nhóm) là yếu tố cần được xây dựng ngay từ ban đầu khi hình thành một tổ chức. Như một đội bóng là tập hợp những con người hoàn toàn mới, bạn không thể yêu cầu họ phối hợp đá tốt với nhau ngay từ lần đầu gặp mặt. Bạn cần cho họ có những hiểu biết về nhau, cho họ cơ hội tự tạo thành một team với nhau. Từ đó, một tổ chức cũng như thế, giữa những cá nhân hoàn toàn xa lạ, chúng ta nên liên kết những con người này lại với nhau. Giữa những cá nhân đó sẽ theo đuối một hình ảnh mà bản thân cần phải có, hình thành một giá trị chung của tổ chức và đưa ra mục tiêu cần đạt được. Thông qua hai loại chỉ số: KGI (Key Goal Indicator – để đạt được mục tiêu thì phải có kết quả như thế nào?” và KPI (Key Performance Indicator – Những hành động để đạt được mục tiêu- mục đích”) để đưa ra định hướng giải quyết vấn đề.
Xem phần tiếp theo: Những công cụ hỗ trợ TMS được sử dụng như thế nào?
Phượng T. Phạm
Analyst, IMT
