Một giờ lập kế hoạch đúng sẽ tiết kiệm mười giờ làm việc phung phí. Do đó, chúng ta cần
- Lập kế hoạch đúng bản chất. Biết cách thiết lập được mục tiêu công việc
- Biết cách tổ chức thực hiện kế hoạch và theo sát mục tiêu một cách hiệu quả
Bài viết dưới đây tổng hợp tổng quan về lập kế hoạch và các bước lập kế hoạch hiệu quả
Lập kế hoạch công việc
Là một hành động không thể thiếu để có thể đạt đến mục tiêu mà cả cá nhân và tổ chức đề ra trong quá trình làm việc. Có thể hiểu lập kế hoạch là:
- Một quá trình;
- Thiết lập những mục tiêu;
- Và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.
Về cơ bản, quá trình lập kế hoạch là chuyển mong đợi thành những gì rõ ràng, đo lường được. Sau đó, thiết lập ra những hành động cụ thể để đạt được mong đợi đó. Để có thể lập được kế hoạch thì cần phải có các hành động đi kèm. Chẳng hạn như nếu muốn mở rộng thị trường thì cần phải phát triển tập khách hàng mới. Hành động cần phải làm lúc này có thể là liên hệ với khách hàng để gợi ý họ thử nghiệm sản phẩm.
Tóm lại, nếu muốn có được những hành động cụ thể và đúng đắn thì phải gọi tên được các mục tiêu một cách rõ ràng.
Bản chất của việc lập kế hoạch
Có ba yếu tố luôn đi cùng nhau trong việc lập kế hoạch thực hiện công việc, bao gồm:
- Mục tiêu: Mục tiêu của mỗi cá nhân hay mỗi tổ chức là hoàn toàn khác nhau. Cùng một bộ phận sản xuất và cùng loại sản phẩm nhưng chưa chắc mục tiêu của nhà máy này giống với mục tiêu của nhà máy còn lại cũng thuộc cùng một doanh nghiệp.
- Nguồn lực: Đề cập đến năng lực của nguồn nhân lực trong tổ chức, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị,…
- Cách làm: Làm như thế nào để đạt được mục tiêu? (thủ công hay dùng máy móc thiết bị)
Mỗi một doanh nghiệp, một tổ chức sẽ có nguồn lực khác nhau và đặt trong những bối cảnh khác nhau. Vì vậy, việc thiết lập mục tiêu không bao giờ là giống nhau giữa các doanh nghiệp. Cần phải đặt ba yếu tố Mục tiêu, Nguồn lực, Cách làm vào từng bối cảnh công ty cụ thể.
Cũng chính do sự khác biệt đó, không có một tiêu chuẩn nào là hoàn toàn tuyệt đối, có thể áp cho tất cả các doanh nghiệp. Muốn lập được một bản kế hoạch đem lại hiệu quả cao thì cần phải tự mình thiết lập các mục tiêu một cách rõ ràng dựa trên mục đích cuối cùng.
Lợi ích của việc lập kế hoạch trong công việc
Những lợi ích mà việc lập kế hoạch có thể đem lại trong công việc là:
- Có được bức tranh tổng thể những công việc cần làm
Bức tranh này sẽ thúc đẩy luồng thông tin trong tổ chức trở nên trơn tru hơn. Nếu như không có sự đồng nhất và không có khả năng liên kết giữa các bộ phận liên quan với nhau thì có thể sẽ tạo ra nhiều lãng phí không đáng có.
- Nhanh chóng điều chỉnh được khi có thay đổi
Trong quá trình làm việc không thể tránh khỏi những thay đổi bất khả kháng đến từ nhiều phía, đặc biệt là phía khách hàng. Đôi khi chúng ta không còn có sự lựa chọn nào khác ngoài phải điều chỉnh. Lúc này đây, bản kế hoạch sẽ giúp cho luồng thông tin được cập nhật liên tục, kịp thời, không để sót sự hiện diện của các thay đổi.
- Dễ dàng hơn trong việc giám sát và đánh giá
Cần phải có các hành động và những tiêu chuẩn đo lường tương ứng để đánh giá.
Vậy, để có thể lập được một bản kế hoạch có ý nghĩa và đem lại giá trị thì phải bắt đầu từ đâu? Tham khảo bài viết OARS – 04 bước lập kế hoạch hiệu quả để hiểu rõ hơn từng bước tiến hành lập một bản kế hoạch công việc cụ thể.
Tham khảo cách thức xây dựng KPI & OKR thông qua chuỗi bài viết:
Để cập nhật nhanh chóng tin tức về những chương trình sắp tới của Viện IMT, mời các bạn kết nối với chúng tôi qua Fanpage Facebook IMT Business Excellence – Viện IMT.