Mô hình Shingo gồm 5 khối kim cương, trọng tâm là Văn hóa – nền tảng của doanh nghiệp, xoay quanh là Nguyên lý dẫn hướng, Kết quả đạt được, Hệ thống và Công cụ. Sự kết nối và tương tác giữa mỗi thành phần là rất quan trọng để hiểu được cách thức hoạt động của mô hình.
Người viết: Nguyễn Hoàng Phát, APM, IMT
Các hành vi cần phải xây dựng phù hợp với Mục đích và mục tiêu. Bên cạnh đó Hệ thống cũng góp phần điều chỉnh hành vi. Vì vậy, các nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng các hệ thống đang thúc đẩy các hành vi đến gần với hành vi lý tưởng.
Mối liên hệ giữa các thành phần
Kết quả tổ chức phụ thuộc vào các hành vi của con người do các nguyên lý chỉ dẫn hành động. Hành vi lại chịu ảnh hưởng bởi hệ thống. Nếu không thiết kế tốt, hệ thống dẫn đến những hành vi kém, không theo ý muốn. Do đó, các hệ thống cần phải phù hợp với nguyên lý giúp chuyển biến văn hóa ngày càng gần với hành vi lý tưởng. Cuối cùng, tổ chức có thể sẽ cần điều chỉnh các hệ thống cũ, tạo ra các hệ thống mới và loại bỏ các hệ thống không còn thúc đẩy hành vi mong muốn. Nếu tổ chức di chuyển càng gần hướng tới hành vi lý tưởng, nguyên lý thúc đẩy kết quả càng cao. Do đó, kết quả đạt được sẽ khẳng định tính đúng đắn của hành vi được dẫn hướng bởi nguyên lý và công cụ lựa chọn để xúc tiến hệ thống.
10 nguyên lý dẫn hướng của mô hình Shingo
Theo Stephen R. Covey, nguyên lý là một quy luật tự nhiên được hiểu rộng rãi, có ý nghĩa vượt thời gian và có tính hiển nhiên. Các giá trị chi phối hành động, nhưng các nguyên lý lại chi phối hệ quả sau những hành động đó.
Giá trị có tính chất văn hóa, cá nhân, có thể giải thích và thay đổi. Giá trị cá nhân mỗi người ảnh hưởng đến niềm tin và cuối cùng là cách chúng ta cư xử. Các nguyên lý chi phối kết quả của sự lựa chọn. Khi giá trị của một người không có nguyên lý dẫn hướng rất có thể sẽ dẫn đến khoảng cách lớn giữa hành vi thực tế so với những hành vi lý tưởng. Ngược lại, với những người có kỷ luật cao, nguyên lý của họ có nhiều khả năng thể hiện các hành vi gần gũi hơn so với hành vi lý tưởng.
Những hành vi dựa trên nguyên lý có thể tạo ra kết quả là khá sâu sắc. Hành vi thực tế của chúng ta càng được liên kết chặt chẽ với một nguyên lý, kết quả của hành vi của chúng ta càng có thể dự đoán được. Một nền văn hóa nơi mọi nhân viên hiểu và cam kết thực hiện hành vi dựa trên nguyên lý sẽ có khả năng đạt được kết quả xuất sắc. Tương tự, một tổ chức không có nền tảng tốt về các nguyên lý sẽ chứng kiến nhiều nhóm cá nhân diễn giải về cách áp dụng các giá trị cá nhân của họ trong các tình huống công việc.
Mô hình Shingo xác định 10 nguyên lý là cơ sở để xây dựng một nền văn hóa bền vững định hình Doanh nghiệp Xuất sắc. Trong đó, chúng được nhóm thành 3 danh mục: Các yếu tố thúc đẩy văn hóa, Cải tiến liên tục và Đồng bộ hóa tổ chức.
1. Thúc đẩy văn hóa:
- Tôn trọng từng cá nhân: Con người đều có giá trị và tiềm năng riêng, vì thế đều đáng được tôn trọng.
- Lãnh đạo bằng sự khiêm nhường: Lãnh đạo cần sẵn sàng tìm kiếm ý kiến đóng góp, lắng nghe và học hỏi liên tục, điều này giúp nhân viên thấy được tôn trọng, tràn đầy năng lượng và cống hiến hết mình.
2. Cải tiến liên tục:
- Tìm kiếm sự hoàn hảo: Sự hoàn hảo là một khát vọng không có khả năng đạt được nhưng việc theo đuổi nó tạo ra một tư duy và văn hóa cải tiến liên tục.
- Khuyến khích tư duy khoa học: Khám phá các ý tưởng mới một cách không ngừng và có hệ thống, bao gồm cả thất bại, sẽ cho phép chúng ta liên tục trau dồi và nâng cao hiểu biết.
- Tập trung vào quá trình: Tất cả các kết quả là hệ quả của một quá trình, tập trung vào quy trình để cải thiện thay vì quy lỗi vào con người.
- Đảm bảo chất lượng tại nguồn: Chất lượng hoàn hảo chỉ có thể đạt được khi mọi thứ được thực hiện đúng ngay lần đầu tiên. Nếu một lỗi xảy ra, nó phải được phát hiện và sửa chữa tại thời điểm lỗi đó sinh ra.
- Cải thiện dòng chảy và kéo: Đáp ứng nhu cầu thực tế, tạo ra dòng chảy liên tục và không gián đoạn để tối ưu hóa giá trị dành cho khách hàng.
3. Đồng bộ tổ chức:
- Suy nghĩ có hệ thống: Thông qua việc hiểu các mối quan hệ và tính liên kết trong một hệ thống, chúng tôi có thể đưa ra các quyết định và cải tiến tốt hơn.
- Tạo mục đích liên tục: Định hình rõ và chắc chắn lý do tồn tại, mục tiêu cần đạt được và làm thế nào để tổ chức đạt được mục tiêu đó.
- Tạo giá trị cho khách hàng: giá trị phải được xác định thông qua lăng kính của những gì khách hàng muốn và sẵn sàng chi trả.
Cần hiểu rằng các nguyên lý này như một hệ thống phụ thuộc lẫn nhau, có thể có những hệ thống và hành vi chung cho tất cả hoặc một số nguyên lý. Các doanh nghiệp có thể dựa trên các nguyên lý kiểu mẫu này, triển khai trong tổ chức hoặc tùy chỉnh như bổ sung hoặc giảm bớt để phù hợp đặc trưng doanh nghiệp.
Nếu ngày hôm nay không khác gì hôm qua, đó là lúc ta phải tạo ra con đường mới.
– Shigeo Shingo
Tham khảo thêm bài viết: Mô hình Shingo – Các nguyên lý và mô hình chuyển đổi – IMT