Mô hình Shingo – Đặc điểm của một hệ thống tốt

Tiếp nối mô hình Shingo được đề cập trong bài viết trước, bài viết này tập trung giải thích thành phần “Hệ thống” và xác định các đặc điểm của một Hệ thống tốt. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các bước/hoạt động/sự vật/bộ phận kết nối với nhau tạo thành một tổng thể phức tạp. Hoặc có thể định nghĩa là một tập hợp các công cụ/ quy trình để hoàn thành một công việc nào đó; một kế hoạch có tổ chức hoặc các quy tắc chi phối hành vi.

Người viết: Nguyễn Hoàng Phát, APM, IMT

Có nhiều cách thể hiện hệ thống khác nhau, trong đó thuận tiện nhất là các sơ đồ hệ thống. Ví dụ ta có thể sử dụng SIPOC (S – nhà cung cấp, I – đầu vào, P – quá trình, O – đầu ra, C – khách hàng) để mô tả quá trình kinh doanh, hay theo ABC (A-yếu tố kích hoạt, B – hành vi, C – hệ quả) nếu muốn phân tích hành vi như một hệ thống, hoặc VSM (phân tích dòng chảy giá trị) để tìm ra những điểm có thể thực hiện quản lý tinh gọn và đạt thông lượng cao hơn.

Thể hiện hệ thống theo SIPOC

Thể hiện hệ thống theo ABC

Những điều cơ bản của hệ thống tốt theo mô hình Shingo

• Điều quan trọng của một hệ thống là phải có chiều phản hồi liên tục thông suốt, và tích hợp được các cấp của hệ thống lại. Tình trạng cục bộ hóa (silo) sẽ khiến các kết nối và phản hồi bị đứt gãy và vô hiệu hóa tổ chức. Cần luôn nhớ rằng mỗi hệ thống đều nằm trong một hệ thống lớn hơn và bao hàm nhiều hệ thống bé hơn, luôn liên quan và phụ thuộc lẫn nhau.
• Tất cả hệ thống tổ chức tốt đều phải có 5 thứ cơ bản sau được trang bị: công việc tiêu chuẩn, báo cáo, phản hồi, lịch trình, theo dõi cải tiến.

3 hệ thống thiết yếu

• Trong một tổ chức, có 3 loại hệ thống phổ biến: hệ thống thường gặp nhất là i.) Hệ thống làm việc (work system) với trọng tâm là dòng chảy công việc để tạo giá trị, ii.) Hệ thống cải tiến đặt trọng tâm vào việc làm cho hệ thống luôn tốt hơn lên bằng cách thúc đẩy cải tiến trên toàn diện Hệ thống làm việc iii.) Hệ thống quản lý (management system) tập trung vào việc phát triển lãnh đạo và dẫn hướng cho các hệ thống con khác.

Mô hình Shingo – các đúc kết quan trọng

• Hệ thống chính là phần nối kết giữa các nguyên lý văn hóa/hành vi và công cụ thực hiện cùng kết quả. Khi thiết kế hệ thống, người ta hay tập trung vào tính năng chứ không thiết kế hệ thống để có thể tạo ra hành vi lý tưởng. Điều này làm văn hóa và hệ thống đi trên các con đường không liên quan nhau.
• Một tổ chức xuất sắc đạt được kết quả bền vững khi các kết quả đó được tạo ra bởi các hành vi mong muốn, chứ không phải hành vi xấu; và các kết quả mong muốn này được thúc đẩy bằng các hệ thống có cơ chế không chỉ tạo ra được kết quả mà còn duy trì được văn hóa đã thúc đẩy kết quả đó.
• Chuyện khó nhất để làm là tạo ra một hệ thống có thể động viên con người tạo ra kết quả thực (tức bên cạnh KPI phải dùng KBI)
• Hệ thống tốt là hệ thống làm cho việc làm đúng dễ hơn việc làm sai, chứ không phải thúc đẩy hành vi sai rồi đổ lỗi cho người thực thi. Nếu Không có hệ thống hoặc hệ thống tồi sẽ thúc đẩy nhân viên tự tạo ra hệ thống ngầm của riêng họ
• Nếu không thiết kế hệ thống để định dạng hành vi, tự nhiên hệ thống đó sẽ dễ thúc đẩy hành vi sai
  • Hệ ERP thúc đẩy người nhập dữ liệu sai để che dấu yếu kém.
  • Cài đặt đủ thứ thiết bị đo nhưng chính thiết bị đo không được hiệu chuẩn, không tin cậy.
  • Tạo ra ứng dụng di động hoặc sử dụng sai để thúc đẩy đánh cắp thông tin khách hàng.

Như vậy, các nguyên lý dẫn hướng và đặc trưng của một hệ thống tốt trong mô hình Shingo đã được trình bày. Một thành phần quan trọng không kém là công cụ sẽ được thảo luận trong bài viết tiếp theo.