Quy trình triển khai LEAN tại doanh nghiệp

Quy trình triển khai LEAN

Khác với TPM – quản lý năng suất toàn diện, LEAN thường vẫn được đề cập đến như một triết lý. Khi là triết lý, ai cũng có thể nói là tôi đang triển khai LEAN khi đang cố gắng làm cho mọi việc tốt hơn, dù không rõ mình đang làm cách nào. Dựa trên kinh nghiệm tư vấn và triển khai LEAN trong nhiều năm, IMT đề xuất quy trình triển khai với 6 bước.

Lưu Nhật Huy, MD, IMT

Quy trình triển khai LEAN

1.Đánh giá hiện  trạng

Bắt đầu bằng việc hiểu sâu sắc về các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn, xác định các lĩnh vực lãng phí, kém hiệu quả và cơ hội để cải thiện. Cách nhanh nhất để tìm ra lĩnh vực cần tập trung là đọc từ báo cáo tài chính, phân tích khoản mục Giá vốn hàng bán và các nhóm chi phí lớn khác. Sau đó, thực hiện việc lập bản đồ dòng giá trị (VSM) để hình dung rõ ràng về luồng vật liệu và thông tin, tìm ra những điểm thắt cổ chai – những điểm nếu giải quyết được thì sẽ tăng được thông lượng hoặc giảm thời gian chu trình một cách đáng kể. Lưu ý là throughput và leadtime là 2 KPI cực kỳ lõi của LEAN.

2. Thiết lập tầm nhìn và sự cam kết

Xác định các mục tiêu chính mà công ty hướng tới, để giải quyết đúng những vấn đề “nóng” nhất trong vận hành và hiện thực hóa được chiến lược/kế hoạch công ty. Đừng để mục tiêu LEAN đi một mình. IMT đã gặp rất nhiều trường hợp các nhóm dự án hoặc Ban LEAN lập mục tiêu, nhưng những gì họ đưa ra không được ban lãnh đạo đoái hoài. Đơn giản là vì cách đưa ra mục tiêu máy móc theo bài vở, mà không thấy sự liên kết chặt chẽ nào về mục tiêu kinh doanh cả.

Lưu ý rằng các công ty thích lựa chọn mục tiêu là tăng lợi nhuận. Điểm này hợp lý, nhưng dễ làm cho mọi việc sau đó thực hiện sai. KPI về chi phí luôn là chiếc búa tạ treo lơ lửng trên đầu dân vận hành, và dễ khiến người ta bỏ việc.

Mục đích lớn nhất của các chương trình làm LEAN phải tập trung vào con người: cho họ cơ hội làm mới công việc của mình, phát triển bản thân mình từ việc làm ra được kết quả cải tiến, được tôn trọng và sống với nhau một cách hài hòa.

Lãnh đạo phải hiểu LEAN, hiểu cách nghĩ, nguyên lý, cách làm và công cụ; hiểu nhân viên của mình cần gì để làm được. Lãnh đạo cần cung cấp chính sách, ngân sách và sự quan tâm thường xuyên để làm điều đó. Nếu bạn không thấy lãnh đạo xuất hiện – ít nhất là để mở đầu chương trình đào tạo nhập môn LEAN, thì bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Bạn cũng cần lên một lộ trình sơ bộ, với các mốc kết quả muốn đạt. Sau đó, hãy trình bày với sếp của mình.

3. Huấn luyện và thử nghiệm

Không hiểu biết là không nên làm. IMT khuyến nghị trước hết là đào tạo về tư duy LEAN (mindset), huấn luyện cho nhân viên và quản lý chủ chốt về nguyên lý, công cụ, chẳng hạn như các chủ đề 5S, kanban, kaizen, poka-yoke và giải quyết vấn đề A3. 

Hãy nhắm trước khả năng tiếp nhận của nhân viên. Đừng mơ mộng cao quá. Áp dụng thật sâu 2-3 công cụ tốt hơn rất nhiều là học thẳng về VSM xong không biết làm gì với nó.

Sau huấn luyện, đừng để nguội. Công ty nên triển khai ngay công cụ Quick and Easy Kaizen, và một số dự án cải tiến nhỏ thí điểm. Phải làm ra tiền. Chứng mình bằng tiền là cách lập luận mạnh mẽ nhất cho sếp của bạn và những người khác về kế hoạch triển khai rộng rãi LEAN cho công ty. Và do đó, đào tạo kỹ cách tính giá trị cải tiến bằng tiền là rất quan trọng. Trong thực tế, IMT thấy rằng đa số quản lý kỹ thuật không được nắm thông tin về tiền. Đây là một thiếu sót cực kỳ lớn trong quản lý doanh nghiệp. 

Các dự án thí điểm có thể là cải thiện quản lý hàng tồn kho, đơn giản hóa hoạt động sản xuất (ECRS) hoặc tối ưu hóa các tuyến vận tải.

4. Mở rộng và thiết lập văn hóa LEAN

Sau khi các dự án thí điểm chứng minh thành công, dần mở rộng các thực hành và tư duy tinh gọn trên toàn bộ công ty. Xa hơn có thể mở rộng đến các nhà cung cấp. Xa hơn nữa là mở rộng trên toàn chuỗi cung ứng của bạn.

Nuôi dưỡng một văn hóa cải tiến liên tục, nơi nhân viên ở tất cả các cấp độ tích cực tham gia vào việc xác định và giải quyết các vấn đề. Khuyến khích một tư duy về học tập, thử nghiệm và thích ứng với nhu cầu thay đổi của khách hàng. Hãy định nghĩa ra hành vi một cách hết sức cụ thể để nhân viên đọc là biết làm, thay vì triết lý sâu xa.

Nhân viên thích những hành vi như “được khen về nỗ lực dù chưa có kết quả”, “nhận xét thẳng thắn nhưng thân thiện”, “nghĩ có trước sau”… hơn là “kết hợp Đông Tây” hay “tinh thần bất vị kỷ”!

5. Đo lường và giám sát

Khi thực hiện, phát triển các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi tác động của các sáng kiến tinh gọn, chẳng hạn như tỷ lệ lỗi, số lần đúng ngay từ đầu (RFT), giảm thời gian giao hàng hoặc tăng độ chính xác giao hàng theo kế hoạch (DSA), tốc độ vòng quay hàng tồn kho, và sự hài lòng của khách hàng.

Thường xuyên xem xét và hoàn thiện các chiến lược tinh gọn dựa trên những chỉ số này. Nếu cần, cứ can đảm thay đổi chỉ số.

6. Tiêu chuẩn hóa và liên tục cải tiến

Làm LEAN cũng như chèo thuyền ngược nước vậy. Cần duy trì động lực của quá trình chuyển đổi tinh gọn bằng cách thường xuyên xem xét và hoàn thiện các quy trình của bạn, đào tạo nhân viên mới và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Không ngừng tìm kiếm cơ hội để tiếp tục nâng cao hiệu quả vận hành và giá trị cho khách hàng của bạn. Góc nhìn giá trị theo khách hàng luôn là kim chỉ nam đúng đắn cho việc tạo ra hiệu suất thực sự, và một văn hóa thực sự LEAN.

Hãy nhớ rằng, việc triển khai tinh gọn là một quá trình dài hạn, đôi khí phải làm đi làm lại nhiều lần. Nó yêu cầu sự kiên nhẫn, cam kết và sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi trên toàn tổ chức. Bạn có thể bước lùi 2 bước, những miễn là bạn cứ bước tiếp 3 bước, bạn sẽ thắng. 

IMT chúc bạn chiến thắng. Nếu cần hỗ trợ về mặt chuyên môn, cách thiết lập quy trình, chính sách, hệ thống biểu mẫu, huấn luyện công cụ hoặc kèm cặp hiện trường, hãy liên hệ IMT tại email info@imt.vn.

👉 Theo dõi những thông tin về IMT tại: Facebook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *