Khác với TPM – quản lý năng suất toàn diện, LEAN thường được đề cập đến như một triết lý. Khi là triết lý, bất kỳ ai cố gắng làm cho mọi thứ tốt hơn đều có thể nói rằng họ đang triển khai Lean, ngay cả khi họ không thực sự hiểu mình đang làm theo phương pháp nào cụ thể. Dựa trên kinh nghiệm triển khai nhiều năm trên nhiều lĩnh vực đa dạng, IMT đề xuất quy trình triển khai 6 bước.
Lưu Nhật Huy, MD, IMT
Quy trình triển khai LEAN
1. Đánh giá hiện trạng
Để bắt đầu, chúng ta cần hiểu rõ các các quy trình kinh doanh hiện tại. Tức là nhìn vào toàn diện cách thức doanh nghiệp tạo ra giá trị, chứ không phải theo quy trình riêng lẻ. Từ đó, xác định các lĩnh vực đang lãng phí, kém hiệu quả, hoặc có thể làm tốt hơn.
Cách nhanh chóng để biết cần tập trung vào đâu là xem báo cáo tài chính, đặc biệt là giá vốn hàng bán và các khoản chi lớn. Sau đó, hãy vẽ ra sơ đồ dòng giá trị (VSM). Sơ đồ này giúp ta thấy rõ dòng chảy của nguyên liệu và thông tin. Nhờ đó, tìm được những “nút cổ chai” – những chỗ nếu giải quyết được sẽ tăng được thông lượng hoặc giảm thời gian chu trình một cách đáng kể.
Hãy nhớ rằng, “thông lượng” (throughput) và “thời gian chu kỳ” (leadtime) là hai chỉ số cực kỳ quan trọng trong LEAN.
2. Thiết lập tầm nhìn và sự cam kết triển khai LEAN
Tiếp theo, hãy xác định rõ các mục tiêu chính mà công ty hướng tới. Điều này giúp giải quyết đúng những vấn đề “nóng” nhất trong vận hành và hiện thực hóa chiến lược/kế hoạch của công ty.
Đừng để mục tiêu LEAN đi một mình. IMT đã gặp nhiều trường hợp Nhóm dự án/Ban LEAN lập mục tiêu, nhưng những gì họ đưa ra không được ban lãnh đạo đoái hoài. Đơn giản là vì cách đưa ra mục tiêu máy móc theo bài vở, mà không liên kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh hay chiến lược.
Lưu ý: Nhiều công ty thích mục tiêu tăng lợi nhuận. Điều này hợp lý, nhưng dễ dẫn đến sai lệch trong thực hiện. KPI về chi phí luôn là chiếc búa tạ treo lơ lửng trên đầu dân vận hành, và dễ khiến người ta bỏ việc.
Mục đích lớn nhất của các chương trình LEAN phải tập trung vào con người.
- Tạo cơ hội làm mới công việc
- Phát triển bản thân qua các dự án cải tiến
- Được tôn trọng và làm việc một cách hài hòa.
Lãnh đạo phải hiểu về LEAN: từ tư duy, nguyên lý, cách làm đến công cụ. Họ cũng cần hiểu nhân viên cần gì để làm được. Lãnh đạo cần hỗ trợ chính sách, ngân sách và quan tâm thường xuyên. Nếu lãnh đạo không xuất hiện, ít nhất là ở buổi đầu giới thiệu về LEAN, chương trình sẽ gặp nhiều khó khăn.
Bạn cũng cần lên một lộ trình sơ bộ, với các mốc kết quả muốn đạt. Sau đó, hãy trình bày với sếp của mình.
3. Huấn luyện và thử nghiệm LEAN
Đừng triển khai LEAN khi chưa hiểu rõ. IMT khuyến nghị đào tạo tư duy LEAN trước tiên. Hãy huấn luyện nhân viên và quản lý về nguyên lý LEAN, công cụ LEAN như: 5S, Kanban, Kaizen, Poka-Yoke và giải quyết vấn đề A3.
Hãy đánh giá khả năng tiếp nhận của nhân viên. Đừng mơ mộng cao quá. Áp dụng sâu 2-3 công cụ hiệu quả tốt hơn nhiều so với việc học VSM mà không biết cách dùng.
Sau huấn luyện, đừng để nguội. Công ty nên triển khai ngay công cụ Quick and Easy Kaizen. Cùng với đó là các dự án cải tiến nhỏ.Phải làm ra tiền. Chứng minh bằng tiền là cách thuyết phục nhất để lãnh đạo phê duyệt kế hoạch LEAN rộng rãi. Vì vậy, đào tạo cách tính giá trị cải tiến bằng tiền rất quan trọng. Trên thực tế, IMT nhận thấy đa số quản lý kỹ thuật không được nắm thông tin về tiền. Đây là một thiếu sót cực kỳ lớn trong quản lý doanh nghiệp.
Các dự án thí điểm có thể là cải thiện quản lý hàng tồn kho, đơn giản hóa hoạt động sản xuất (ECRS), tiêu diệt các lãng phí đang tràn lan, hoặc tối ưu hóa các tuyến vận tải.
4. Mở rộng và thiết lập văn hóa LEAN
Khi các dự án thí điểm LEAN thành công, hãy dần mở rộng các thực hành và tư duy LEAN ra toàn công ty. Xa hơn có thể mở rộng đến các nhà cung cấp. Xa hơn nữa là mở rộng trên toàn chuỗi cung ứng.
Công ty cũng nên xây dựng cho mình một mô hình triển khai LEAN theo đặc thù. Các bạn có thể tham khảo mô hình triển khai LEAN của IMT tại đây.
Nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục. Ở đó, mọi nhân viên đều chủ động tìm và giải quyết vấn đề. Khuyến khích tư duy học hỏi, thử nghiệm và thích ứng với nhu cầu khách hàng. Hãy định nghĩa hành vi một cách hết sức cụ thể. Nhân viên đọc là hiểu và làm theo, thay vì những triết lý khó hiểu.
Nhân viên thích những hành vi rõ ràng. Ví dụ như “được khen khi cố gắng, dù chưa thành công”, “góp ý thẳng thắn nhưng lịch sự”, “suy nghĩ có kế hoạch”. Họ thích điều này hơn những khẩu hiệu trừu tượng như “kết hợp Đông Tây” hay “tinh thần bất vị kỷ”!
5. Đo lường và giám sát
Khi thực hiện, phát triển các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi tác động của các sáng kiến LEAN. Ví dụ như tỷ lệ lỗi, số lần đúng ngay từ đầu (RFT), giảm thời gian giao hàng, hoặc tăng độ chính xác giao hàng (DSA). Bạn cũng nên theo dõi tốc độ vòng quay hàng tồn kho và sự hài lòng của khách hàng.
Thường xuyên xem xét và hoàn thiện các chiến lược LEAN dựa trên những chỉ số này. Nếu cần, cứ can đảm thay đổi KPI.
6. Tiêu chuẩn hóa và liên tục cải tiến
Làm LEAN giống như chèo thuyền ngược dòng. Chúng ta cần duy trì động lực chuyển đổi LEAN bằng cách thường xuyên xem xét và cải thiện quy trình. Đồng thời, đảm bảo đào tạo nhân viên mới và thích ứng với thay đổi thị trường. Không ngừng tìm kiếm cơ hội nâng cao hiệu quả vận hành và mang lại giá trị tốt hơn cho khách hàng. Góc nhìn giá trị khách hàng luôn là kim chỉ nam đúng đắn để tạo ra hiệu suất thực sự và một văn hóa LEAN đích thực.
Triển khai LEAN là một hành trình dài. Đôi khi, phải làm đi làm lại nhiều lần. Nó yêu cầu sự kiên nhẫn, cam kết và sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi trên toàn tổ chức. Bạn có thể bước lùi 2 bước, những miễn là bạn cứ bước tiếp 3 bước, bạn sẽ thắng.
IMT chúc bạn thành công trên hành trình LEAN. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên môn về LEAN, cách thiết lập quy trình, chính sách, biểu mẫu, huấn luyện công cụ LEAN hoặc kèm cặp tại hiện trường, hay rộng hơn là thiết lập mô hình vận hành xuất sắc, hãy liên hệ IMT qua email: info@imt.vn.
👉 Theo dõi những thông tin về IMT tại: Facebook