Mỗi quy trình có những đặc tính (hành vi/ tương tác/ nhận thức,…) tương ứng với một (vài) giá trị văn hóa cốt lõi. Tích hợp văn hóa vào hệ thống giúp các quy trình thể hiện rõ nét các giá trị văn hóa mà nó cần phải có. Đồng thời, thúc đẩy sự tinh gọn, cắt giảm các quy trình không tạo ra giá trị, tăng tính hiệu quả, cộng tác trong công việc.
Người viết: Nguyễn Hoàng Phát, APM, IMT
Hệ thống ảnh hưởng sâu sắc đến hành vi nhân viên
Nguồn: Gerhard Plenert (2021). Xây Dựng Doanh Nghiệp Xuất Sắc Bền Vững
Những gì nhân viên tin tưởng và những gì họ tin rằng nhà quản lý tin tưởng đều được thể hiện thông qua các hệ thống mà nhân viên làm việc hằng ngày. Những hệ thống này ảnh hưởng đến những gì mà nhân viên phản ứng và cách thức họ phản ứng với tình huống. Hầu hết các hệ thống được thiết kế để tạo ra một kết quả kinh doanh cụ thể.
Tuy nhiên, thông thường thiết kế hệ thống sẽ không tính đến hành vi mà nó tác động. Nhiệm vụ cuối cùng của nhà quản lý là điều chỉnh lại hệ thống quản lý, cải tiến và làm việc để đẩy mạnh các hành vi lý tưởng mong muốn. Nếu đạt được điều này một cách chính xác, nó sẽ thúc đẩy hiệu suất của tất cả nhân viên hướng tới việc đạt được kết quả kinh doanh lý tưởng.
Các hệ thống này luôn được xem xét và cập nhật liên tục, đồng thời đảm bảo các số liệu đang sử dụng dựa trên các chỉ số hành vi chính (KBI), nhằm thúc đẩy nhân viên hướng tới những hành vi lý tưởng. Nếu được thiết kế đúng, KBI sẽ đóng vai trò thứ cấp để hoàn thành các KPI.
Hệ thống là một tập hợp các bước/hoạt động/sự vật/ bộ phận kết nối với nhau tạo thành một tổng thể phức tạp. Đó là một tập hợp các công cụ/quy trình để hoàn thành một công việc nào đó; một kế hoạch có tổ chức hoặc các quy tắc chi phối hành vi.
Văn hóa phát huy tối đa tác dụng khi lãnh đạo xây dựng nó thành hệ thống
Nguồn: Gartner (2018). Lead Culture Change
Theo Gartner(2018), việc thiết lập các quy trình, ngân sách, cơ cấu và chính sách phù hợp có tác động lớn nhất đến sự liên kết giữa lực lượng lao động và văn hóa, điều này được chứng minh là mang lại sự cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Sự đồng bộ giữa văn hóa và hệ thống giúp
- Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc: Khi các quy trình được thiết kế phù hợp với văn hóa công ty, chúng sẽ hỗ trợ một cách tự nhiên các cách làm việc tối ưu. Điều này làm giảm sự thất vọng của nhân viên, giúp quy trình làm việc trôi chảy hơn và gia tăng năng suất.
- Cải thiện sự gắn kết và hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên cảm thấy rằng các quy trình phù hợp với giá trị của công ty và phong cách làm việc của riêng họ, họ có nhiều khả năng gắn kết và hài lòng hơn. Từ đó, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc và thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực.
- Thúc đẩy việc ra quyết định một cách mạnh mẽ hơn: Sự hiểu biết chung về các giá trị và mục tiêu, được hỗ trợ bởi các giá trị văn hóa mạnh mẽ, sẽ hướng dẫn việc ra quyết định ở tất cả các cấp. Sau đó, các quy trình có thể được thiết kế để hỗ trợ các quyết định này một cách hiệu quả.
- Khuyến khích giao tiếp và hợp tác rõ ràng: Một văn hóa được xác định rõ ràng sẽ thúc đẩy giao tiếp và hợp tác cởi mở. Từ đó, các quy trình có thể được xây dựng để tận dụng những thế mạnh này, đảm bảo thông tin được truyền tải liền mạch và các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả.
- Tạo khả năng thích ứng và đổi mới: Một nền văn hóa coi trọng việc học tập và thích ứng cho phép thực hiện các quy trình linh hoạt có thể phát triển theo nhu cầu thay đổi. Điều này cho phép tổ chức phản ứng hiệu quả với những thách thức và cơ hội mới.
Case-studies tích hợp văn hóa và hệ thống
1. Google:
Văn hóa: Google được đặc trưng bởi sự đổi mới, hợp tác và tập trung vào phúc lợi của nhân viên.
Thiết kế hệ thống: Cách sắp xếp công việc linh hoạt khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo. Họ đầu tư vào sự phát triển của nhân viên và tạo cơ hội học tập và phát triển. Hệ thống quản lý hiệu suất của họ tập trung vào phản hồi và phát triển thay vì chỉ đánh giá.
Tác động: Google liên tục được công nhận là một trong những nơi làm việc tốt nhất, thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu. Văn hóa đổi mới của họ đã dẫn đến sự phát triển của các sản phẩm và dịch vụ mang tính đột phá.
2. Microsoft:
Văn hóa: Dưới sự lãnh đạo của Satya Nadella, Microsoft đã chuyển đổi từ văn hóa cạnh tranh nội bộ sang văn hóa hợp tác và tư duy phát triển. Bây giờ họ coi trọng việc học hỏi, đổi mới và tập trung vào khách hàng.
Thiết kế hệ thống: Họ đã cải tiến hệ thống quản lý hiệu suất của mình để nhấn mạnh tinh thần đồng đội và phản hồi liên tục. Họ cũng đầu tư mạnh vào việc phát triển nhân viên và khuyến khích sự hợp tác đa chức năng.
Kết quả: Sự thay đổi văn hóa này đã hồi sinh Microsoft, dẫn đến sự hài lòng của nhân viên được nâng cao, quá trình phát triển sản phẩm được cải thiện và vị thế dẫn đầu thị trường được đổi mới trong điện toán đám mây và các lĩnh vực khác.
3. Zappos:
Văn hóa: Zappos nổi tiếng với văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm, ưu tiên dịch vụ khách hàng đặc biệt và sự hạnh phúc của nhân viên.
Thiết kế hệ thống: Đại diện dịch vụ khách hàng của họ có quyền tự chủ để làm những việc cao hơn cho khách hàng với sự quan liêu tối thiểu. Họ đầu tư mạnh vào việc đào tạo và phát triển nhân viên, nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.
Kết quả: Zappos đã xây dựng được cơ sở khách hàng trung thành và đạt được thành công đáng kể trong không gian bán lẻ trực tuyến đầy cạnh tranh. Dịch vụ khách hàng của họ là huyền thoại và văn hóa của họ đã trở thành chuẩn mực cho các tổ chức khác.
–
IMT đã triển khai dịch vụ tư vấn văn hóa cho các doanh nghiệp tập đoàn đa quốc gia. Với phương pháp luận khoa học và mang tính biện luận cao, IMT cung cấp các chương trình khai vấn giá trị và đảm bảo sự tích hợp chặt chẽ giữa triết lý, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược và giá trị văn hóa.