GIỚI THIỆU
Tiếp nối chuỗi bài về Tiêu chuẩn 5S, IMT tiếp tục chia sẻ chủ đề “Thiết kế và vận hành hệ thống tiêu chuẩn 5S”. Bài viết này sẽ tập trung vào khía cạnh làm thế nào tích hợp hệ thống tiêu chuẩn 5S vào các hệ thống quản lý khác một cách phù hợp và hiệu quả.
Người viết: Nguyễn Thanh Đức, PM, IMT
Tại sao tiêu chuẩn 5S lại có thể làm được điều này?
Các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế hiện nay như ISO, HACCP, FSSC, OHSAS, GMP…là những hệ thống đảm bảo cho các tổ chức/doanh nghiệp vận hành theo những yêu cầu thông lệ, phù hợp với các quy định của quốc tế về khía cạnh quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Tuy nhiên, khi áp dụng các hệ thống này vào thực tế tại Việt Nam, các doanh nghiệp thường phản hồi là không đạt hiệu quả. Có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân chủ yếu là do cách làm đối phó hoặc sao chép rập khuôn. Từ đó, dẫn đến những kết quả không mong muốn như:
-
Lãng phí nguồn lực để duy trì hệ thống đó, trong khi ngân sách thì eo hẹp
-
Tính tuân thủ trong tổ chức kém đi, chỉ có trên bề mặt mà thiếu thực chất
-
Hệ thống xây dựng một đường, công việc thì chạy theo một kiểu
-
Tăng áp lực và “làm phình” bộ máy để xử lý sự vụ phát sinh liên tục
-
Gây ra nhiều vấn đề xung đột (như dùng người kiểm tra người) và chồng chéo trong nội bộ
Đây là thực trạng chung ai cũng biết, nhưng để giải quyết nó không phải ai cũng làm được. Với kinh nghiệm của IMT, chúng tôi nhận thấy rằng việc thiết kế hệ thống tiêu chuẩn 5S hay vận hành hoạt động 5S bài bản là một trong số các phương pháp để làm cho hệ thống được quản lý và vận hành trơn tru hơn.
Dưới đây là các kinh nghiệm đúc kết từ trải nghiệm thực tế chiến đấu, bám sát ở hiện trường sản xuất ở vai trò nhà tư vấn, và vai trò lãnh đạo ở một số doanh nghiệp của Việt Nam và FDI của chuyên gia IMT.
Để thiết kế một tiêu chuẩn 5S tốt cần phải đảm bảo tiêu chí gì?
a. Có cách làm tốt nhất
- Phương pháp, hình ảnh, thông tin tốt nhất để hình thành tiêu chuẩn
- Đạt được hiệu suất từ những bài học thực tế được nhiều bên cùng tạo ra (chứ không phải một cá nhân xuất sắc)
- Đảm bảo năng suất, chất lượng, chi phí, tiến độ và an toàn (PQCDS).
- Hoặc nói đúng hơn theo ưu tiên là an toàn, chất lượng, tiến độ, chi phí và năng suất (S-Q-D-C-P)
b. Đơn giản, rõ ràng, dễ thấy
-
Đơn giản để tất cả mọi người đều hiểu được, dễ đào tạo
-
Rõ ràng để dễ kiểm tra, đo lường, đánh giá
-
Được trực quan để dễ hướng dẫn, tuân thủ, giám sát
c. Được truyền thông và là cơ sở cho cải tiến
-
Tiêu chuẩn phải được truyền thông, hướng dẫn, nhắc nhở, giám sát liên tục
-
Là cơ sở để chẩn đoán, ngăn chặn các vấn đề tái diễn và cải tiến liên tục
Các bước xây dựng hệ thống tiêu chuẩn 5S
Bước 1: Chuẩn bị
- Thành lập nhóm xây dựng tiêu chuẩn 5S: Gồm chuyên gia, lãnh đạo và đại diện các đơn vị liên quan
- Nghiên cứu và tham khảo các mô hình tiêu chuẩn 5S: Tốt nhất từ các tổ chức và chuyên gia tư vấn 5S như cách IMT thường triển khai
- Phân tích và đánh giá hiện trạng: Xác định những vấn đề cần cải thiện thông qua hoạt động 5S
- Xác định mục tiêu và phạm vi cho từng tiêu chuẩn 5S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
- Xây dựng kế hoạch, lộ trình và phân công trách nhiệm triển khai
- Xác định các nguồn lực và kinh phí cần thiết
Bước 2: Thiết lập các yêu cầu về hệ thống tiêu chuẩn 5S
- Phát triển các SOP về triển khai tiêu chuẩn hóa
- Soạn thảo nội dung các quy trình thực hiện cho từng bước 5S
- Thiết kế các biểu mẫu, template, checklist, bảng biểu…để thực thi tiêu chuẩn 5S
- Quy ước về tiêu chuẩn trực quan 5S như: màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ,…
- Quy định tư liệu về hình ảnh, nhãn dán, biển báo,…phù hợp với môi trường và văn hóa làm việc
- Quy định về cách thức lưu trữ và truy xuất vào hệ thống tiêu chuẩn 5S
- Xây dựng hệ thống quản lý và giám sát tiêu chuẩn 5S
- Xây dựng thang điểm và cách đánh giá cấp độ tiêu chuẩn 5S và mức điểm yêu cầu đạt được
- Xác định trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan
- Xây dựng quy trình giám sát, đánh giá việc tuân thủ tiêu chuẩn 5S
- Thiết lập hệ thống báo cáo và cải tiến liên tục để nâng cấp tiêu chuẩn 5S
- Xác định các điểm liên kết giữa nguyên tắc 5S với các điều khoản của từng hệ thống
- Đối với các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế
- Sàng lọc (Sort): Loại bỏ và phân loại các vật dụng, tài liệu, trang thiết bị để tăng hiệu quả làm việc và giảm thiểu lãng phí, phù hợp với yêu cầu quản lý tài liệu (ISO 9001 Clause 7.5), quản lý rủi ro (ISO 14001 Clause 6.1), quản lý vật liệu và thiết bị (OHSAS 18001 Clause 4.4), quản lý lưu trữ (FSSC 22000 Clause 4.2)
- Sắp xếp (Set in Order): Thiết lập các vị trí làm việc và lưu trữ hợp lý, đảm bảo sự tiện lợi và nhanh chóng trong truy cập, phù hợp với yêu cầu về kiểm soát sản phẩm và dịch vụ (ISO 9001 Clause 7.5), kiểm soát tài liệu (ISO 14001 Clause 7.5), và kiểm soát vị trí làm việc (OHSAS 18001 Clause 4.3)
- Sạch sẽ (Shine): Duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn, phù hợp với yêu cầu về bảo vệ môi trường (ISO 14001 Clause 6.3), an toàn vệ sinh lao động (OHSAS 18001 Clause 4.5)
- Săn sóc (Standardize): Đề ra và duy trì các quy trình và tiêu chuẩn để đảm bảo sự nhất quán và liên tục trong các hoạt động, phù hợp với yêu cầu về quản lý chất lượng (ISO 9001 Clause 8.5), quản lý thực phẩm an toàn (FSSC 22000 Clause 2.5)
- Sẵn sàng (Sustain): Đảm bảo rằng các hoạt động 5S được duy trì và cải tiến liên tục để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý, phù hợp với yêu cầu về cải tiến liên tục (ISO 9001 Clause 10.3), cải tiến liên tục (ISO 14001 Clause 10.3), quản lý cải tiến (OHSAS 18001 Clause 4.5).
- Đối với các hệ thống quản lý khác: Lean, TPM, TQM, Six Sigma
- Sắp xếp (Sort): Loại bỏ các dụng cụ không cần thiết và tối ưu hóa không gian làm việc để giảm thiểu lãng phí (Lean), tăng cường tổ chức và dễ dàng tiếp cận (TPM), cải thiện sự chuẩn bị và tiến hành kiểm tra (TQM).
- Sắp đặt (Set in Order): Thiết lập các trang thiết bị và không gian làm việc sao cho phù hợp và thuận tiện cho các hoạt động sản xuất và dịch vụ, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và sự chuẩn bị (Lean, TPM).
- Sạch sẽ (Shine): Duy trì môi trường làm việc sạch sẽ để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất máy móc (TPM), duy trì sự sạch sẽ và sức khỏe trong môi trường làm việc (TQM).
- Săn sóc (Standardize): Đảm bảo các tiêu chuẩn và quy trình 5S được duy trì và phát triển liên tục để nâng cao hiệu quả toàn diện (Lean, TPM, TQM).
- Sẵn sàng (Sustain): Đảm bảo rằng các hoạt động 5S được duy trì và cải thiện liên tục để đạt được mục tiêu và cam kết của từng hệ thống (Lean, TPM, TQM).
- Đối với các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế
Bước 3: Đánh giá các yêu cầu hệ thống tiêu chuẩn 5S
-
Nếu phù hợp sẽ cho triển khai thử nghiệm 5S:
-
Chọn một khu vực hoặc quy trình để triển khai thử nghiệm 5S
-
Theo dõi đánh giá và tham vấn các đơn vị, người liên quan để cải tiến
-
Ghi nhận ý kiến đóng góp để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp
-
Cập nhật thêm các best practices từ bên ngoài để làm phong phú cho đơn vị
-
-
Nếu chưa phù hợp quay lại Bước 2
Bước 4: Hoàn thiện và ban hành
-
Chỉnh sửa và hoàn thiện dựa trên ý kiến đóng góp
-
Điều chỉnh các tiêu chí, quy định và hướng dẫn cho phù hợp
-
Cập nhật các tư liệu trong kho tài liệu hệ thống
-
Rút ra bài học kinh nghiệm để triển khai cho các đơn vị sau
-
-
Thông qua và phê duyệt tiêu chuẩn
-
Trình cấp trên phê duyệt hệ thống tiêu chuẩn 5S
-
Lưu hồ sơ và chuẩn bị công bố chính thức
-
-
Triển khai áp dụng tiêu chuẩn 5S trong tổ chức
-
Triển khai trên diện rộng tại các khu vực, quy trình
-
Thiết lập các biện pháp giám sát, duy trì thường xuyên, cải tiến liên tục để nâng cấp tiêu chuẩn
-
-
Đánh giá và cải tiến liên tục các tiêu chuẩn 5S về sau
Kết luận
Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn 5S cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi ban đầu để tránh sa lầy vào việc xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh ngay từ đầu. Điều này sẽ làm tăng áp lực cho phía vận hành và đội dự án. Để giảm áp lực này, cần thu hút sự quan tâm của tất cả, khảo sát kỹ trước khi quyết tâm làm, thường xuyên theo dõi và điều chỉnh để hệ thống ngày càng tốt lên.
Những ý tưởng cải tiến cho dù nhỏ nhất cũng được xem xét và hỗ trợ để thúc đẩy tinh thần cải tiến vì sự an toàn, chất lượng và thẩm mỹ. Do đó, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn 5S không thể thiếu cơ chế khen thưởng và khuyến khích để động viên và giữ nề nếp hoạt động 5S trong tổ chức được duy trì bền vững. Ngoài ra, yếu tố sáng tạo và tư duy cải tiến liên tục là một yếu tố quan trọng để hệ thống tiêu chuẩn 5S luôn cập nhật và đổi mới theo tình hình thực tế của tổ chức/doanh nghiệp.
👉 Khám phá thêm về tiêu chuẩn 5S tại: Tiêu chuẩn 5S là gì? Những lợi ích và thách thức khi triển khai 5S – IMT
👉 Đón xem các thông tin về IMT tại: Facebook