Ý thức tiết kiệm trong doanh nghiệp: Dễ hay khó?

Posted by | KIẾN THỨC, QUẢN LÝ | 0 |

Bạn thích bài của IMT? Cùng chia sẻ...

Có nhiều doanh nghiệp lúc khởi nghiệp và lúc còn qui mô nhỏ luôn cân nhắc khi tiêu tiền. Sau khi xây dựng được doanh nghiệp lớn mạnh, tiền bạc dư giả thì ý thức tiết kiệm giảm sút và mất kiểm soát. Khi doanh nghiệp lâm vào hoàn cảnh khó khăn thì không thể hoặc khó quay về ý thức tiết kiệm lúc còn “hàn vi”.

Hãy luôn nhớ: “giá trị tiết kiệm không quan trọng hơn ý thức tiết kiệm”. Giá trị dù có to lớn bao nhiêu đi nữa thì nó cũng chỉ là những thành quả nhất thời của một vài cá nhân, một vài sáng kiến cải tiến trong doanh nghiệp. Nhưng nếu tất cả người lao động từ người quản lý cao nhất cho đến công nhân tạp vụ, bảo vệ đều có ý thức tiết kiệm thì giá trị tiết kiệm sẽ rất lớn và bền vững.

Tôi đã đến thăm khá nhiều doanh nghiệp, trao đổi với các cấp quản lý câu chuyện về tiết kiệm thì chỉ thấy mọi người không tập trung nhiều, mặc dầu luôn phát biểu  “tiết kiệm” là quan trọng. Nhưng đối với họ chỉ quan tâm đến những tiết kiệm có giá trị lớn. Hãy thử nhìn lại, phòng không có ai làm việc vẫn mở quạt, mở đèn, mở máy lạnh; máy lạnh luôn cài đặt ở nhiệt độ thấp; bù lon, ốc vít, vật tư rơi dầy dưới sàn dính dầu dính bụi trở nên hư hỏng; nước trong nhà vệ sinh không khóa hoặc rò rỉ nước liên tục, công nhân ngồi không tán gẩu, chờ việc, máy móc thiết bị rỉ dầu, rỉ nước, dơ bẩn, …. Những hiện tượng này rất phổ biến trong các doanh nghiệp Việt hiện tại.

Lúc doanh nghiệp còn nhỏ, xe đưa rước giám đốc là xe  7 chỗ bán tải, có thể sử dụng để có thể kết hợp chở nhiều người và vận chuyển hàng hóa. Lúc làm ăn khấm khá đòi mua xe 4 chỗ loại cao cấp giá gấp đôi gấp ba lần với lý giải để có “bộ mặt” đi giao dịch làm ăn. Thấy các doanh nghiệp khác có văn phòng sang “chảnh”, cũng bắt chước đầu tư nâng cấp dù chưa có nhu cầu thực sự. Thấy doanh nghiệp khác trang bị các máy móc, thiết bị tự động, cũng bỏ tiền đầu tư trong khi chưa khai thác hết hiệu quả các thiết bị máy móc hiện có, mua máy mới “chạy biểu diễn” 1 tháng vài lần và 1 lần vài tiếng cho có. Nói chung, có quá nhiều câu chuyện về tiết kiệm tưởng bình thường nhưng nó đã làm mỏng đi lợi nhuận, không còn tích lũy tài chính và đặc biệt là ý thức người lao động về tiết kiệm gần như bị triệt tiêu hoặc chỉ là khẩu hiệu.

Tiết kiệm không phải “bủn xỉn”, cũng không phải là không tiêu xài, không mua sắm, không đầu tư và giảm lương người lao động. Mục tiêu của việc tiết kiệm là: tối thiểu hóa chi phí. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, có tích lũy để phát triển và chăm lo cho người lao động.

Ý THỨC TIẾT KIỆM PHẢI TRỞ THÀNH VĂN HÓA CỦA DOANH NGHIỆP.

Tiết kiệm và cắt giảm chi phí

Qua nhiều năm trải nghiệm tại nhiều vị trí quản lý khác nhau, cũng như khảo sát tại hiện trường của nhiều doanh nghiệp. Tôi có một số chia sẻ về việc xây dựng văn hóa tiết kiệm như sau:

Gương tiết kiệm:

Người chủ DN hay các cấp quản lý là người luôn phải là tấm gương tiết kiệm trong công việc quản lý hàng ngày, không phải chỉ bằng lời nói hay hô hào mà phải thể hiện bằng hành động cụ thể. Như vậy, người quản lý luôn có tư duy và nhận thức  đúng đắn về việc tiết kiệm.

Mục đích của việc chi tiêu là gì ?

Trước khi đề xuất và phê duyệt bất kỳ một chi tiêu dù lớn hay nhỏ, cần phải làm rõ mục đích của việc chi tiêu đó là gì ? Nếu chưa rõ thì cần phải làm rõ tiếp “mục đích của mục đích” đó vài lần để tìm được câu trả lời thỏa đáng, nhất là các khoản chi tiêu mua sắm, đầu tư lớn.

Một CEO của một công ty thuê văn phòng đã đổ tiền quá lớn cho việc tân trang tòa nhà. Hậu quả dẫn đến là chi phí quá lớn, tòa nhà cũng sắp hết hạn hợp đồng thuê, công ty phải gánh chi phí khấu hao lớn. Lý ra, mục đích của việc sửa chữa, tân trang ở mức vừa phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản để làm việc và tòa nhà chỉ còn một thời gian rất ngắn hết hạn hợp đồng. Một điểm nữa là không kiểm soát được chi phí sửa chữa tân trang.

Đầu tư và mua sắm theo phương thức JIT (Just In Time)

Đầu tư và mua sắm theo phương thức JIT (Just in Time)

Lúc còn nghèo thì gạo, thức ăn mua ăn từng ngày, mua vừa đủ ăn nếu có dự trử thì rất ít theo túi tiền của mình. Lúc giàu có, mua dự trữ thật nhiều, mua sỉ giá rẻ hơn, hàng hóa tồn trữ lâu hư hỏng biến chất. Thực sự đây là những lãng phí.

Trước khi đầu tư mua sắm, chắc chắn câu hỏi đầu tiên vẫn là mục đích. Các bước tiếp theo là những câu hỏi:

  • Những thứ này có thật sự cần thiết hay không ?
  • Số lượng cần thiết để đặt mua là bao nhiêu?
  • Và thời gian nào đặt mua và hàng về đến doanh nghiệp là hợp lý nhất?.

Việc mua nhiều để được giá rẻ và chi tiêu vào những thứ không cần thiết là một hành động lãng phí và rủi ro cho doanh nghiệp.

Cần có một qui chế đầu tư, mua sắm, chi tiêu

Có nhiều doanh nghiệp quy về thành một quy chế chung gọi là “quy chế tài chính”. Khi đã có quy chế bộ phận kế toán có trách nhiệm giám sát và kiểm tra việc thực thi kể cả nhắc nhở những trường hợp GĐ điều hành ký duyệt không đúng với quy chế, để duy trì văn hóa tiết kiệm trong doanh nghiệp. Cho đến nay, quy chế tài chính vẫn là công cụ cơ bản để quản lý việc chi tiêu tiết kiệm.

Giáo dục ý thức

Đây là công việc lâu dài và quan trọng để hình thành văn hóa tiết kiệm bền vững. Ngoài việc động viên khen thưởng, vinh danh những sáng kiến cải tiến mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Cũng không quên việc phê bình, nhắc nhở, chấn chỉnh, xử phạt những hành động gây ra lãng phí, kể cả những phát ngôn sai trái về việc tiết kiệm. Cần có những bảng thông tin trực quan về những sáng kiến, những cải tiến, những cá nhân và bộ phận có những thành tích về tiết kiệm.

Các công cụ khác để nâng cao ý thức tiết kiệm

Hiện có một số công cụ khá tốt các doanh nghiệp cần nghiên cứu áp dụng để chống lãng phí và nâng cao ý thức tiết kiệm như 5S, Kaizen, bảo trì hiệu quả toàn diện trong đó có một nội dung quan trọng là bảo trì tự chủ (Autonomous Maintenance), v…v.

KẾT LUẬN

Sự thành công của doanh nghiệp trong ngắn hạn 5 năm, thậm chí đến 10 năm, các doanh nghiệp không nên lấy đó để tự phụ và tự mãn. Trong con đường dài doanh nghiệp phải đi luôn có những bất trắc, nhiều rủi ro không đoán định được, Đại dịch COVID 19 là một minh chứng. Dù doanh nghiệp có lớn mạnh như thế nào thì người chủ doanh nghiệp, người quản lý luôn gìn giữ nguyên tắc và tư duy tiết kiệm, cũng như hình thành và gìn giữ “văn hóa tiết kiệm” trong doanh nghiệp mình.

Phạm Ngọc Tuấn
Viện trưởng Viện Quản trị và Phát triển Công nghệ mới.


Bạn thích bài của IMT? Cùng chia sẻ...

Leave a Reply