Kỹ thuật phỏng vấn Từ điển năng lực chuyên môn

Posted by | KIẾN THỨC, NGHIÊN CỨU, NHÂN SỰ, QUẢN LÝ CÔNG TY | 0 |

 

Chỉ cần 4 bước chính, bạn sẽ lấy ra được nội dung của một năng lực chuyên môn.

Bước 1: xem xét mô tả chức năng nhiệm vụ/mô tả công việc

Bạn cần xem trước tài liệu về MTCNNV và MTCV của đối tượng mục tiêu, trong đó cố gắng phân biệt ra:

  • những công việc chính thuộc nghề của họ và
  • những chức năng phụ mà họ phải hỗ trợ người khác.

Lưu ý trong khi làm từ điển năng lực chuyên môn, chúng ta không sử dụng mục đích là lấy được thông tin về tất cả các loại năng lực cần có mà chỉ chọn ra những năng lực chủ chốt nhất để phát triển cho giai đoạn tương lai gần mà công ty yêu cầu. Các năng lực này có thể thay đổi về sau.

Ngay cả khi MTCN và MTCV đã có sẵn và đã được cập nhật gần đây, bạn cũng nên phỏng vấn lại đối tượng để hỏi xem là “có công việc gì mới phát sinh hay không”. Đôi khi các công việc mới được giao lại trở thành công việc chiếm phần lớn thời gian của đối tượng.
Bạn cần viết lại thành các gạch đầu dòng khoảng 4~8 công việc chính, và cần phải biết:

  • độ quan trọng so sánh tương đối giữa các công việc,
  • và tỷ lệ thời gian chiếm dụng của mỗi công việc ấy trong nghề nghiệp của họ.

Bạn cũng nên khai thác thêm

  • họ đang làm tốt những việc gì,
  • việc gì cần cải thiện,
  • đâu là các khó khăn khiến họ khó hoàn thành được công việc.

Bước 2: yêu cầu mô tả những kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết để thực hiện công việc

Bạn sẽ đọc lại tên của từng nhóm công việc và hỏi đối tượng xem ASK nào cần cho công việc đó. Trong quá trình hỏi, yêu cầu họ đưa ra các ví dụ để mình có thể hiểu rõ hơn về ASK cụ thể. Đối tượng có thể trả lời lan man sang Năng lực chung hoặc từ năng lực này nhảy qua năng lực khác, do đó để không bị lạc mất giữa phần nói chuyện:

  • người phỏng vấn cần viết tốc ký lại
  • nếu có thể thì dùng mindmap.

Cũng không nên ngắt lời ngay khi phát hiện lạc đề vì điều đó sẽ làm mất cảm hứng của người nói. Chỉ nên refocus lại khi người nói đi lạc quá xa. Cũng vì sự lạc đề này nên người phỏng vấn cần sắp xếp lại các ý để tổng hợp thành các năng lực. Sau đó bổ sung thêm – theo ý kiến chuyên gia của mình – các năng lực còn thiếu, hoặc phát biểu lại những điểm chưa rõ. Kỹ thuật sắp xếp lại và bổ sung sẽ được áp dụng cho tất cả các bước, không chỉ bước 2 này.

Để tránh trường hợp đối tượng (là quản lý) trả lời vì nhớ năng lực cần có theo từng vị trí, chúng ta sẽ đặt câu hỏi “như vậy đối với toàn đơn vị mình cần có năng lực gì áp dụng chung và có đặc trưng riêng khác với đơn vị khác”.

Bước 3: với mỗi ASK nêu trên, điểm thành công then chốt (CSF) để làm được là gì

Có thể bạn lo lắng rằng người được phỏng vấn không hiểu lắm về khái niệm điểm thành công then chốt. Khi đó chúng ta giải thích đơn giản lại là “những điểm quan trọng cần phải có khi làm” và nêu ví dụ cho họ. Chẳng hạn với năng lực “tổ chức sự kiện” thì phải “có ý tưởng sáng tạo, có khả năng lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch, xử lý sự cố phát sinh nhanh chóng…”.

Hỏi thêm về đánh giá khả năng thực hiện thực tế CSF đã nêu nhằm i.) xác định là CSF đó có thực sự cần hay chỉ là điểm để mơ ước và ii.) để họ liên hệ công việc thực tế. Ngoài ra, có thể hỏi thêm về các khó khăn đối tượng gặp phải trong quá trình thực hiện các CSF để phát hiện thêm các CSF khác. Sắp xếp các CSF vào các nhóm kiến thức, kỹ năng, thái độ để dễ quan sát.

Bước 4: người làm tốt công việc (role-model) trong đơn vị đã có những hành vi cụ thể nào để thể hiện các điểm thành công then chốt đó

Đây là bước xác nhận lại các bước trên bằng cách yêu cầu người được hỏi liên hệ với con người thực tế thực hiện công việc. Câu hỏi cơ bản là “đối với nhân viên bạn hài lòng nhất, họ có những biểu hiện hành vi nào khiến bạn cảm thấy hài lòng?”. Đôi khi bạn sẽ lại tiếp tục phát hiện ra những CSF mới sau khi hỏi câu này.

Bạn không nhất thiết, nhưng nếu có thời gian và đối tượng sẵn sàng chia sẻ, hỏi về những ví dụ biểu hiện hành vi của người làm việc kém hiệu quả của đơn vị.

Sau khi phỏng vấn, hãy so sánh lại với những bộ từ điển năng lực chuyên môn chuẩn bạn có thể tham khảo được để chuẩn hóa thành từ điển.
Đơn giản và không quá khó, đúng không?

Chúc các bạn thành công trong việc xây dựng từ điển năng lực chuyên môn của công ty mình!

IMT[/vc_column_text][/vc_column]

[/vc_row]


Leave a Reply