Sáng nay, Workshop chuyên sâu về Lập và Triển khai Kế hoạch Vận hành Hàng năm (AOP) do Viện IMT tổ chức đã thu hút sự tham gia của gần 50 đại diện doanh nghiệp và quản lý các cấp – những người đang trực tiếp đối diện với các thách thức trong quá trình lập kế hoạch.
Workshop diễn ra sôi nổi với các câu hỏi “đắt giá” từ những người thực làm, tập trung vào ba điểm mấu chốt:
❂ Lãnh đạo đặt mục tiêu cao, nhưng nguồn lực hiện tại không tương xứng.
❂ “Gãy đổ hệ thống”: Phòng ban đạt KPI, nhưng công ty trượt mục tiêu.
❂ Xung đột lợi ích không hồi kết giữa Sales, Vận hành và Tài chính.
AOP (Annual Operating Plan) vượt ra ngoài việc chỉ rà soát và điều chỉnh mục tiêu hàng năm; bản chất của nó là liên kết mật thiết với kế hoạch 3 năm hoặc dài hạn hơn.
Để đảm bảo tính linh hoạt, kịch bản AOP cần được lập theo BMW (Best – Medium – Worst Scenarios). Ba kịch bản này giúp doanh nghiệp sẵn sàng phản ứng nhanh chóng khi thị trường thay đổi.
Chia sẻ từ diễn giả
- Mr. Phạm Văn Tài: “Không có khát vọng, doanh nghiệp khó đạt tăng trưởng bền vững. Do đó, các chỉ tiêu cần được đặt ở mức cao và đầy tham vọng.”
- Mr. Lâm Bình Vũ: “Dữ liệu cần được chuẩn bị từ trước, ít nhất 5 năm. Việc lựa chọn dữ liệu phải phù hợp với từng bối cảnh cụ thể, không nên sử dụng dữ liệu chung chung của thị trường.”
- Ms. Đặng Tuyết Thương: “Mô hình tài chính nên được xây dựng song song với các kịch bản sales, thay vì tài chính chỉ tổng hợp ngân sách. Mô hình này giúp tất cả các bên đưa ra quyết định chính xác và phù hợp.”
Cuối cùng, AOP không chỉ dừng lại là Plan of Record (POR) – kế hoạch gốc đã được phê duyệt, đóng vai trò như “bản thiết kế chuẩn” của dự án/chương trình trong giai đoạn xác định. POR có các đặc điểm: tĩnh và cố định (chỉ thay đổi khi có phê duyệt chính thức), là cơ sở để cam kết nguồn lực, ngân sách, timeline, chỉ tiêu, đồng thời là điểm tham chiếu để đánh giá chênh lệch (variance) và mức độ tuân thủ.
Trong khi đó, Plan of Run là kế hoạch vận hành thực tế theo ngày/tuần/tháng, phản ánh diễn biến thật của việc triển khai so với POR. Plan of Run có các đặc điểm: động, thay đổi liên tục theo tình hình thực tế, thể hiện tiến độ thực thi, vấn đề phát sinh, điều chỉnh hoạt động, dùng để theo dõi sai lệch so với POR và đưa ra quyết định kịp thời. Nói cách khác, Plan of Run là kế hoạch chạy thực tế – cách đội ngũ thực thi để đạt mục tiêu KHÔNG đổi của POR.
- Plan of Run: Cụ thể hóa AOP bằng quy trình S&OP (Sales and Operations Planning).
- Kỹ năng Hợp lực: S&OP không thể tránh khỏi mâu thuẫn lợi ích. Kỹ năng giao tiếp hợp lực là yếu tố quan trọng giúp các cuộc họp S&OP đạt hiệu quả.
- Forward Planning (Kế hoạch cuốn chiếu): làm trước và liên tục trong 12 tháng – giúp công ty giữ nhịp vận hành, theo sát diễn biến thị trường và điều chỉnh hoạt động kịp thời, thay vì chỉ lập AOP một lần/năm.