Tiêu chuẩn 5S là gì? Những lợi ích và thách thức khi triển khai 5S

Tiêu chuẩn 5S

Người viết: Nguyễn Thanh Đức, PM, IMT

Tiêu chuẩn 5S là gì?

Tiêu chuẩn 5S* là một cách tiếp cận có hệ thống giúp nâng cao năng suất, chất lượng, an toàn và tinh thần của nhân viên bằng cách tạo ra một tập hợp các nguyên tắc, quy định hướng đến việc:

  • Tạo ra thói quen làm việc khoa học và có tổ chức
  • Hình thành những hành vi ứng xử tự nhiên tại nơi làm việc
  • Xây dựng tính kỷ luật, nề nếp, trách nhiệm, tác phong và ý thức cho mỗi nhân viên
  • Duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp
  • Tạo dựng nền tảng để thúc đẩy những cải tiến nhỏ và liên tục

*Chi tiết về 5S vui lòng xem tại bài viết 5S là gì? Tại sao triển khai 5S lại quan trọng?

Lợi ích của Tiêu chuẩn 5S

Việc triển khai tiêu chuẩn này trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

1. Tăng năng suất lao động:

  • Sắp xếp, tổ chức môi trường làm việc giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, sử dụng các dụng cụ, thiết bị
  • Quy trình làm việc rõ ràng, giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả công việc

2. Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ:

  • Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp giảm thiểu sai lỗi trong quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ
  • Việc tuân thủ các quy trình, tiêu chuẩn được xác lập cũng giúp nâng cao chất lượng đầu ra

3. Tăng an toàn, sức khỏe cho người lao động:

  • Môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn giúp giảm rủi ro tai nạn lao động
  • Tạo môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy tinh thần, động lực làm việc của người lao động

4. Cải thiện hình ảnh, uy tín doanh nghiệp:

  • Việc áp dụng 5S thành công thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc cải thiện chất lượng, hiệu quả hoạt động
  • Điều này giúp nâng cao uy tín, lòng tin của khách hàng, đối tác đối với doanh nghiệp

5. Tăng khả năng cạnh tranh:

  • Các lợi ích trên giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động
  • Từ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng với giá cạnh tranh hơn trên thị trường

Những thách thức khi triển khai tiêu chuẩn 5S

1. Việc thay đổi ý thức và thái độ của nhân viên đối với việc triển khai tiêu chuẩn 5S là hết sức khó khăn. Do nhân viên không cảm nhận được giá trị và lợi ích từ 5S hoặc không muốn thay đổi cách làm việc hiện tại

Kinh nghiệm của IMT để khắc phục điều này:

a. Cần có các buổi truyền thông và giáo dục để giải thích rõ về ý nghĩa và lợi ích mà 5S mang lại

b. Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch và triển khai 5S để họ có cơ hội thấy được giá trị của nó trong công việc hàng ngày

c. Khuyến khích và hỗ trợ để thu hút sự tham gia, đóng góp của tất cả các thành viên trong tổ chức.

2. Tâm lý của “người quá bận rộn” không có thời gian tham gia hoạt động 5S. Do nghĩ rằng 5S là công việc làm thêm, cần ưu tiên công tác chuyên môn trước, lúc nào có thời gian sẽ thực hiện sau

Kinh nghiệm của IMT để khắc phục điều này:

a. Lãnh đạo và quản lý phải biết làm gương, sâu sát và hỗ trợ chương trình 5S đến cùng

b. Chia sẻ kinh nghiệm quản lý thời gian hiệu quả, hướng dẫn phương pháp lập kế hoạch công việc

3. Sau một thời gian triển khai 5S, không thể duy trì hoạt động, có xu hướng lơ là và quay trở lại như cũ

Kinh nghiệm của IMT để khắc phục điều này:

a. Đưa ra kế hoạch duy trì và theo dõi định kỳ để đảm bảo việc tuân thủ 5S được thực hiện liên tục

b. Đánh giá hiệu quả của 5S thường xuyên và cung cấp phản hồi và đề xuất cải tiến cho nhân viên

c. Thiết lập tính kỷ luật và khuyến khích sự tự giác, ý thức trách nhiệm cá nhân trong hoạt động 5S

d. Thực hiện đánh giá định kỳ của nội bộ và bên ngoài để đảm bảo hoạt động luôn được duy trì

4. 5S thường làm theo phòng trào không có sự ủng hộ và thúc đẩy từ cấp trên

Kinh nghiệm của IMT để khắc phục điều này:

a. Sự cam kết từ ban lãnh đạo để thúc đẩy và hỗ trợ triển khai 5S

b. Xây dựng một văn hóa làm việc mà 5S được coi là một phần không thể thiếu

c. Đưa ra các chính sách và quy trình hỗ trợ triển khai và duy trì 5S nhằm đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều được đào tạo và nhận được hỗ trợ cần thiết.

Đúc kết

Nói tóm lại, tiêu chuẩn 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc hiệu quả. Quá trình xây dựng và triển khai tiêu chuẩn 5S đòi hỏi sự cam kết và tham gia từ tất cả các thành viên trong tổ chức. Tiêu chuẩn 5S không chỉ tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng, mà còn là tiền đề cho việc cải tiến liên tục, phù hợp với các hệ thống tiêu chuẩn quốc tế như ISO9001. Triển khai tiêu chuẩn 5S có thể gặp phải nhiều thách thức, nhưng với sự cam kết, đào tạo, hỗ trợ và xây dựng một văn hóa làm việc thích hợp, những thách thức này có thể được vượt qua để đạt đến thành công.

Ngoài ra, để triển khai tiêu chuẩn 5S thành công thì cần tạo ra một môi trường làm việc mà ý thức tuân thủ 5S được coi là một trách nhiệm cá nhân và được khuyến khích, đề cao những thành tựu và thành công trong việc triển khai 5S và truyền thông để nhận thức rằng 5S mang lại lợi ích cho tất cả mọi người trong tổ chức.

Cùng theo dõi những bài viết tiếp theo để hiểu thêm về những tiêu chuẩn 5S do IMT triển khai qua các dự án tư vấn 5S!

Theo dõi Fanpage chính thức của IMT để cập nhật những sự kiện mới nhất!

1 thoughts on “Tiêu chuẩn 5S là gì? Những lợi ích và thách thức khi triển khai 5S

  1. Pingback: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn 5S – IMT

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *