Quản trị hiệu quả tổ chức: Đúng mục tiêu – Đúng kết quả

Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cần thiết phải “do the right thing”, đây chính là lằn ranh phân định đâu là một tổ chức đang đi đúng hướng. Điểm mấu chốt là nằm ở việc phân tích sự khác biệt giữa Hiệu suất (efficiency) và Hiệu quả (effectiveness).

• Hiệu suất tập trung vào “Do the thing right”
• Hiệu quả gắn liền với “Do the right thing”

Một thực trạng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay là nhân sự có thể hoàn thành tốt phần việc được giao, các phòng ban đều đạt KPI, nhưng kết quả cuối cùng của tổ chức vẫn chưa đạt kỳ vọng. Điều này xuất phát từ việc doanh nghiệp đang tập trung quá nhiều vào việc “đo mức độ hoàn thành công việc” thay vì xác định “điều gì thực sự tạo ra giá trị”. Do đó, để phát triển bền vững, tổ chức phải định chuẩn lại thước đo, bắt đầu từ việc xác định chính xác “đúng việc cần làm” để mọi nỗ lực của hệ thống đều hội tụ về một kết quả mang tính tác động cao nhất.

2. KPI VÀ OKR KHÔNG ĐỐI LẬP MÀ CẦN ĐƯỢC KẾT NỐI ĐÚNG VAI TRÒ TRONG TỔ CHỨC

“Tổ chức cần KPI để duy trì sự ổn định nền tảng và cần OKR để kiến tạo những bước đột phá chiến lược.”

KPI giúp tổ chức giữ sự ổn định còn OKR giúp doanh nghiệp tạo ra đột phá. Chúng không phải là hai công cụ đối lập nhau, mà chúng bổ trợ cho nhau để giúp tổ chức vừa duy trì vận hành ổn định, vừa tạo ra sự dịch chuyển chiến lược. Khi được kết nối đúng vai trò, hai công cụ này sẽ giúp tổ chức không chỉ vận hành hiệu suất hơn mà còn tạo ra được những kết quả chiến lược bền vững. Để hiểu đúng vai trò của KPI (Key Performance Indicator) và OKR (Objectives – Key Results), trước tiên doanh nghiệp cần phân biệt rõ bản chất của hai công cụ này: 

• KPI gắn liền với hiệu suất, tập trung vào “Performance Health”, tức đo lường sức khỏe vận hành và mức độ hoàn thành công việc hằng ngày. 
• OKR gắn lại với hiệu quả, đóng vai trò đo lường “Strategic Movement”, giúp doanh nghiệp xác định và thúc đẩy những thay đổi quan trọng cho tổ chức.

Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào KPI, tổ chức có thể làm rất tốt những việc đang có nhưng vẫn không tiến về phía trước vì thiếu sự dịch chuyển chiến lược. Ngược lại, nếu chỉ theo đuổi OKR mà thiếu KPI kiểm soát vận hành, hệ thống sẽ dễ mất ổn định vì các hoạt động nền tảng không được quản trị chặt chẽ. OKR thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần tạo ra sự thay đổi về hành vi, căn chỉnh đội ngũ hoặc thúc đẩy những bước chuyển trạng thái quan trọng của tổ chức. Sau khi tổ chức đã tạo ra được trạng thái vận hành mới và các thay đổi dần ổn định, những tiêu chuẩn mới đó sẽ tiếp tục được chuyển hóa thành KPI để duy trì và kiểm soát trong hoạt động hằng ngày.

3. QUY TRÌNH XÁC ĐỊNH “ĐÚNG MỤC TIÊU” ĐỂ LÀM RA “ĐÚNG KẾT QUẢ”

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc liệt kê các công việc cần làm, mà cần đi từ “kết quả mong muốn” để xác định các điểm dịch chuyển chiến lược cho tổ chức.

Quy trình này bao gồm ba bước chính:

1. Xác định giai đoạn của tổ chức: Doanh nghiệp cần phân tích 4 viễn cảnh tạo hiệu quả cho tổ chức gồm: tài chính, khách hàng, quy trình vận hành và năng lực đội ngũ. Từ đó, tổ chức xác định mình đang ở giai đoạn nào (Sống còn – Xây dựng niềm tin – Phát triển bền vững) để lựa chọn định hướng phát triển phù hợp.
2. Xác định chiến lược ưu tiên: Sau khi hiểu rõ bối cảnh hiện tại, doanh nghiệp cần lựa chọn chiến lược ưu tiên thay vì triển khai dàn trải quá nhiều mục tiêu cùng lúc. Chương trình nhấn mạnh rằng việc tập trung đúng “điểm dịch chuyển” sẽ giúp tổ chức tạo ra thay đổi rõ rệt hơn trong kết quả hoạt động.
3. Xác định các OKR cần thiết cho tổ chức: Từ chiến lược ưu tiên, doanh nghiệp bắt đầu xây dựng các OKR phù hợp bằng cách:

• Xác định Objective (O)
• Xác định Key Results (KR)
• Tìm ra các hành động chủ chốt tạo ra kết quả

4. MỘT CUỘC HỌP CHIẾN LƯỢC HIỆU QUẢ KHÔNG BẮT ĐẦU TỪ VIỆC “TRIỆU TẬP CON NGƯỜI” MÀ BẮT ĐẦU TỪ DỮ LIỆU VÀ TƯ DUY ĐÚNG

Thông qua case study về quy trình xây dựng mục tiêu để làm ra đúng kết quả, chương trình đã giúp các nhà quản lý và nhân sự hiểu rõ cách chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp chiến lược hiệu quả.

Theo đó, giá trị của một cuộc họp chiến lược không nằm ở việc có bao nhiêu người tham gia, bao nhiêu vấn đề, dữ liệu được đề cập mà nằm ở chất lượng dữ liệu và góc nhìn được mang vào cuộc họp. Thay vì chỉ trình bày các khó khăn mang tính cảm tính hoặc xử lý các vấn đề vận hành hằng ngày, mỗi bộ phận cần chuẩn bị các dữ liệu đủ rõ ràng để giúp tổ chức nhìn ra đúng vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp. Ví dụ:

• Bộ phận Kế toán cần cung cấp các dữ liệu liên quan đến dòng tiền, công nợ, doanh thu dự kiến và khả năng ngân sách.
• Bộ phận Nhân sự cần mang đến các thông tin về thực trạng đội ngũ, xu hướng thị trường lao động và biến động quỹ lương.
• Các bộ phận chuyên môn khác cần đưa ra bằng chứng cụ thể về các điểm nghẽn trong vận hành như tỷ lệ lỗi, phản hồi khách hàng hoặc các chỉ số hiệu suất quan trọng.

Để hiểu rõ hơn về cách xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả và tối ưu năng suất đội ngũ, quý độc giả có thể tham khảo thêm các bài viết chuyên sâu về [OKR] hoặc [KPI và OKR] tại website của IMT nhằm có góc nhìn toàn diện hơn về việc kết hợp giữa tư duy quản trị chiến lược và phát triển con người trong tổ chức.

Theo dõi Fanpage IMT Business Excellence – Viện IMT để cập nhật thông tin sự kiện và kiến thức mới nhất.