Huấn luyện tư duy LEAN trong thời đại AI tại Duy Tân Recycling

Ngày 23/08/2025 vừa qua, Viện IMT đã đồng hành cùng Công ty Cổ phần Nhựa Tái chế Duy Tân tổ chức chương trình huấn luyện “Tư duy tinh gọn dành cho quản lý trong thời đại AI”, đây là ngày đào tạo thứ 4 thuộc chuỗi chương trình đào tạo Lean từ cơ bản đến nâng cao mà IMT thiết kế đặc biệt dành riêng cho DTR, chương trình bắt đầu từ năm 2024 đến nay, với sự tham gia gần 40 học viên gồm: Trưởng phòng, Giám sát sản xuất, Tổ trưởng, và các thành viên Ban cải tiến.

Chương trình được thiết kế toàn diện tạo trung vào việc thay đổi tư duy (mindset), trang bị hệ thống công cụ (toolset) và trau dồi khả năng thực thi cốt lõi (skillset). Sự kết hợp này nhằm giúp đội ngũ xây dụng phương thức làm việc thống nhất, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể.

1. Thay đổi tư duy: Lựa chọn ưu tiên theo nguyên lý dẫn hướng Shingo 

Đi từ những vấn đề thực tế của doanh nghiệp đến kết nối và hiểu thấu những nguyên lý cốt lõi của Shingo. Đây chính là kim chỉ nam để học viên thay đổi tư duy, không chỉ học công cụ mà còn áp dụng chúng một cách đúng đắn.

1. “Chỉnh lý” cách hiểu đúng về công cụ 5S để làm thay đổi quan điểm và cách tiếp cận công việc đúng đắn hơn. Điều này thể hiện nguyên lý “Tìm kiếm sự hoàn hảo”. Đây là minh chứng điển hình không dừng ở hình thức, mà gắn công cụ với bản chất quản lý quy trình. Khi tư duy chuyển từ “làm cho đẹp” sang “làm cho đúng” để cải tiến liên tục thì văn hóa Lean mới thực sự hình thành.
2. Mở rộng “Góc nhìn” bằng SIPOC để phân tích toàn chuỗi giá trị. Điều này thể hiện nguyên lý “Tư duy hệ thống” và “Tạo ra giá trị cho khách hàng”. SIPOC giúp tránh nhìn nhận vấn đề một cách “cục bộ”, mà nhìn nhận rõ sự liên kết hệ thống và giá trị cuối cùng đến khách hàng. Mọi cải tiến phải gắn với hệ thống và khách hàng
3. “Tương tác hiệu quả” với AI bằng ChatGPT-5 nhằm khai phá ý tưởng cải tiến. Điều này thể hiện nguyên lý “Khuyến khích tư duy khoa học”. Việc ứng dụng AI trong cải tiến không thể theo “cách làm nhanh, ra lệnh để lấy kết quả”, mà cần có phương pháp khoa học – thử nghiệm, kiểm chứng, cải tiến dần. Đây là sự kết hợp hiện đại của PDCA với công nghệ mới, phù hợp với xu thế đổi mới sáng tạo và thể hiện rõ nguyên lý Shingo trong thời đại số.

2. Hệ thống công cụ LEAN và Nền tảng 5S 

Để chuyển đổi tư duy thành hành động, các học viên đã được tìm hiểu 25 công cụ LEAN phổ biến trong sản xuất, bao gồm 3 nhóm:

• Nhóm công cụ quản lý cải tiến: 5S; Kaizen; Gemba; Tiêu chuẩn hóa; Phân tích nguyên nhân gốc; 5 Whys; Biểu đồ xương cá; PDCA-S
• Nhóm công cụ giảm lãng phí: JIT; Andon; Jidoka; Poka-yoke; Kaban; Heijunka; Takt-time; VSM; SMED; Cellular; Dòng liên tục
• Nhóm công cụ đánh giá hiệu suất & quản lý nguồn lực: KPIs; ERP; OEE; Tồn kho ABC; TPM; Hoshin Kanri

Điểm nhấn là công cụ 5S được đào sâu với ý nghĩa nguyên bản trong tiếng Nhật là “Mỹ thể” – hướng tới sự suy nghĩ đẹp và hành động đẹp chứ không chỉ dừng lại ở gọn gàng, sẵn sàng.

3. Kỹ năng khai phá ý tưởng: Ứng dụng AI vào LEAN

3.1 Quy trình triển khai LEAN trong doanh nghiệp

Chương trình tiếp theo hướng dẫn các bước triển khai LEAN, từ việc đánh giá hiện trạng, xây dựng tầm nhìn, huấn luyện và thử nghiệm, đến mở rộng áp dụng và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục. LEAN không chỉ là công cụ, mà là hệ thống đồng bộ giữa mục tiêu, hành vi và văn hóa tổ chức, giúp đạt được cải tiến đột phá và tăng trưởng bền vững.

3.2 Quy trình xây dựng sơ đồ SIPOC

SIPOC là một công cụ trực quan để tóm tắt các yếu tố liên quan đến một quy trình kinh doanh, giúp xác định rõ ràng các bên liên quan, các bước chính và dòng chảy công việc bất kỳ nào

1. Nhận diện khách hàng (Customer): Xác định ai là người nhận kết quả đầu ra

2. Xác định yêu cầu đầu ra (Output): Làm rõ sản phẩm/ dịch vụ khách hàng mong muốn từ quy trình

3. Thiết lập quy trình (Process): Xác định chuỗi hành động từ đầu vào đến đầu ra

4. Xác định đầu vào (Input): Liệt kê tài liệu, thông tin, nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình

5. Xác định nhà cung cấp (Suppliers): Chỉ rõ ai/ cái gì cung cấp đầu vào cho quy trình

3.3 Kỹ năng viết Prompt AI hiệu quả theo công thức

• Bối cảnh: Mô tả tình huống cụ thể để AI hiểu đúng vấn đề
• Vai trò: Xác định vai trò mà AI cần đóng vai trò để phản hồi phù hợp
• Mục tiêu: Nêu rõ mục đích và kết quả mong muốn từ AI, càng cụ thể càng tốt
• Định dạng: Chỉ định dạng bạn muốn AI trình bày kết quả

3.4 Ứng dụng AI vào thực hành SIPOC

Một phần đặc biệt của chương trình là thực hành công cụ SIPOC, giúp học viên nhận thức rõ toàn cảnh quy trình. Tuy nhiên, khi thực hiện thì triển khai theo chiều ngược lại là COPIS: bắt đầu từ Customer (yêu cầu khách hàng), rồi đến Output (đầu ra), Process (quy trình), Input (đầu vào) và cuối cùng Supplier (nhà cung cấp).Cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm này giúp kết nối liên phòng ban và tối ưu hiệu quả vận hành. Trong các phiên thảo luận nhóm, học viên đã nhận diện vấn đề và đề xuất giải pháp cải tiến thực tế cho quy trình của DTR, bảo đảm quy trình đáp ứng đúng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

Sử dụng SIPOC đã triển khai ở trên bằng cách dùng AI để tìm khuyến nghị cải tiến. Học viên đưa ra thảo luận quy trình mua sắm nhằm rút ngắn thời gian từ 36 ngày xuống còn 26 ngày, giảm bớt các thủ tục thủ công, bằng cách tự động hóa quy trình.

3.4 Khung I.D.E.A.S phát triển ý tưởng đột phá và tìm kiếm sự hoàn hảo   

• Identify (Nhận diện vấn đề): Từ hiện tượng thực tế hoặc phản ánh cá nhân, xác định điểm nghẽn đang tồn tại
• Deep Dive (Phân tích sâu): Dùng AI để phân tích nguyên nhân gốc, so sánh dữ liệu, khai thác nhiều góc nhìn
• Envision (Hình dung giải pháp): Gợi ý ý tưởng mới, tham khảo mô hình khác, dùng AI gợi mở khả năng khác biệt
• Assess (Đánh giá tác động): Đo lường tiềm năng cải tiến, hiệu quả, tính khả thi, dùng AI phản biện & tính ROI
• Start Small (Thử nghiệm nhỏ): Triển khai thử nhanh, đo lường và cải tiến. AI có thể giúp viết báo cáo A3, proposal

3.5 Phát triển ý tưởng cải tiến với AI từ Case Study thực tế

Điểm nổi bật nhất của chương trình là ứng dụng AI để tạo ra cải tiến đột phá. Học viên được huấn luyện kỹ thuật viết Prompt chuẩn và vận dụng khung I.D.E.A.S (Identify – Deep Dive – Envision – Assess – Start Small) để phát triển ý tưởng sáng tạo và chuyển hóa thành phương án hành động. Trong phần thực hành – case thực tế ngay tại doanh nghiệp, sau phần chỉ dẫn của chuyên gia, đội ngũ DTR ban đầu chỉ thu được kết quả khá chung chung do chưa khai thác đầy đủ các khía cạnh của AI. Với sự kèm cặp và tinh chỉnh phương pháp (đặt vấn đề đúng trọng tâm, bổ sung ngữ cảnh/dữ liệu, ràng buộc tiêu chí, tối ưu Prompt), DTR nhanh chóng xác lập hướng giải quyết hợp lý và đạt kết quả mong muốn. Cách tiếp cận này vừa tăng tốc cải tiến, vừa là chất xúc tác mạnh mẽ, mang lại giải pháp nhanh, chính xác và khẳng định giá trị thực tiễn của AI trong tổ chức.

Chương trình giúp học viên nhận thức rõ tầm quan trọng của cải tiến liên tục, không chỉ là việc áp dụng công cụ mà còn xây dựng văn hóa cải tiến trong tổ chức. Kết thúc khóa học, học viên không chỉ nắm vững các công cụ Lean mà còn hiểu sâu về cách áp dụng AI trong việc phát triển ý tưởng cải tiến, giúp DTR tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên công nghệ.

Đào tạo LEAN, vận hành xuất sắc cùng IMT

Là nhà tư vấn hàng đầu về Vận hành xuất sắc, Viện IMT sở hữu khung làm việc và các bí quyết triển khai LEAN trên nhiều lĩnh vực từ sản xuất đến dịch vụ. Trong các khóa huấn luyện, IMT luôn xem trọng việc khai thác các vấn đề thực tế và xử lý tình huống một cách khoa học để mang lại kết quả vượt trội.

Liên hệ Bộ phận đào tạo qua email ld@imt.vn để cùng thiết kế chương trình đào tạo LEAN phù hợp cho tổ chức của mình.