Mặc dù có nhiều tài liệu nói về Lean, nhưng đâu là công cụ “Lean” thực sự, có bao nhiêu công cụ Lean, công cụ nào có hiệu quả khi áp dụng,… đây là những điều thường gây bối rối cho các nhà quản lý.
Người viết: Dr. Phạm Ngọc Tuấn
Mỗi công cụ Lean đều có thể mang lại giá trị khi chúng được áp dụng đúng cách. Tuy nhiên, không nhất thiết phải áp dụng tất cả các công cụ, vì ta phải tốn nguồn lực để triển khai mà kết quả mang lại chưa chắc như kỳ vọng. Với kinh nghiệm của IMT, cần xác định một vài công cụ cốt lõi, phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu để áp dụng một cách linh hoạt và hiệu quả. Sau khi áp dụng thử nghiệm từng công cụ, phải có bước đánh giá mức độ hiệu quả và rút ra bài học kinh nghiệm. Từ đó đúc kết thành những bước làm và cách thức triển khai thành công cho doanh nghiệp.
Trải qua quá trình thống kê và tổng hợp các công cụ Lean trên thế giới, chúng tôi phân ra làm 2 nhóm công cụ chính. Nhóm thứ nhất gồm 25 công cụ trực tiếp (như liệt kê bên dưới), và nhóm thứ hai là nhóm công cụ gián tiếp như Six Sigma, SMART, Bottle Neck Analysis, Mind Map, Zero Quality Control,…
Riêng bài viết này, chúng tôi tập trung giới thiệu về nhóm công cụ trực tiếp gồm 25 công cụ Lean phổ biến trong sản xuất.
Mục tiêu chung của LEAN là việc phòng chống lãng phí. Tuy nhiên dựa vào những đặc điểm riêng của từng công cụ. Chúng ta có thể tập trung vào chức năng chính của từng công cụ để phân nhóm như sau:
I. NHÓM CÔNG CỤ QUẢN LÝ CẢI TIẾN
1. 5S: Thực hiện cải thiện môi trường làm việc để phòng chống tai nạn, lãng phí, nâng cao hiệu suất và chất lượng. 5S bao gồm: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Cần tôn trọng thứ tự của từng S khi triển khai.
2. Kaizen (Continuous Improvement): Cải tiến liên tục và không ngừng với sự cộng tác tập thể, nhận thức rằng không gì là không thể thay đổi và luôn hướng tới những bước cải tiến ngày càng tốt hơn.
3. Gemba: Đến hiện trường để nắm bắt sự việc cụ thể và trao đổi với đồng đội nhằm cải tiến và giải quyết công việc. Gemba gồm: Hiện trường – Hiện vật – Hiện thực.
4. Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Chuẩn hóa để thực thi đồng bộ và thống nhất. Chuẩn hóa để hình thành hệ thống và chuẩn hóa để có cơ hội cải tiến.
5. Nguyên nhân gốc rễ – RCA (Root Cause Analysis): Phân tích và giải quyết vấn đề bằng cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ chứ không chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt. Bên cạnh đó, công cụ này còn đưa ra được các giải pháp tạm thời trước khi tìm được nguyên nhân gốc.
6. 5 WHYs: Sử dụng 5 câu hỏi tại sao để làm cho nguyên nhân gốc lộ diện rõ ràng hơn, giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
7. Biểu đồ Nhân – Quả (Ishikawa Chart hay Fishbone Diagram): Sử dụng để có cái nhìn tổng thể về một vấn đề cần tìm nguyên nhân để phân tích và xử lý. Công cụ này thường được sử dụng để cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc các vấn đề thuộc quy trình sản xuất. Cần có brainstorming tập thể để việc triển khai tạo ra kết quả.
8. PDCA (Plan – Do – Check – Act): Đây là vòng lặp rất cơ bản trong quản lý sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý dự án. Giúp bám sát mục tiêu, chuẩn bị nguồn lực, giám sát tiến trình và cải tiến công việc.
II. NHÓM CÔNG CỤ GIẢM LÃNG PHÍ
9. JIT (Just-In-Time): Sản xuất đúng sản phẩm – đúng số lượng – đúng nơi – đúng thời điểm. Công cụ này giúp giảm lãng phí, giảm tồn kho, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo tâm lý tích cực trong quan hệ nội bộ.
10. Andon: Cảnh báo trực quan và phản ứng nhanh khi có sự cố. Đảm bảo an toàn thiết bị, ngăn sản phẩm lỗi, giảm thời gian khắc phục sự cố, hỗ trợ người giám sát.
11. Jidoka: Phát hiện lỗi và tự động ngừng khi có sự cố. Phát hiện sớm sự bất thường bằng cảm biến, tự động dừng khi phát hiện lỗi. Nhờ Jidoka, con người có thể kiểm tra 100% và khắc phục ngay sự cố.
12. Poka-Yoke: Công cụ phát hiện và phòng ngừa lỗi nhằm ngăn ngừa lỗi ngay từ đầu. Ngăn chặn việc tạo ra lỗi.
13. Kanban: Bảng thông tin theo dõi công việc với 3 cột căn bản: To do (các công việc phải làm), Doing (các công việc đang làm), Done (tất cả các công việc đã hoàn thành). Việc kéo thẻ từ “To do” đến “Done” giúp theo dõi công việc một cách trực quan và nâng cao hiệu suất. Ngoài ra,
thông tin minh bạch trên Kanban còn giúp đội ngũ làm việc có cái nhìn rõ ràng về tiến độ và tình trạng công việc.
14. Heijunka: Bình chuẩn hóa, cân bằng và giảm biến động (Muda) trong quá trình sản xuất, tối ưu hóa tài nguyên. Giúp giảm tồn kho bằng việc cân đối cung và cầu. Thường có 2 cách bình chuẩn: theo số lượng sản xuất hay theo chủng loại sản phẩm. Trong tiếng Anh thường gọi là Level Loading hay Level Scheduling.
15. Takt Time: Nhịp độ sản xuất, thời gian trung bình cần thiết để sản xuất một chi tiết hoặc một sản phẩm nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng. Công thức cơ bản của Takt time là thời gian thực tế sản xuất trong ngày chia cho yêu cầu đặt hàng trong ngày. Việc tính toán và quản lý tốt Takt time sẽ giúp bình ổn sản xuất, đảm bảo luồng công việc liên tục và giảm thiểu được lãng phí.
16. VSM (Value Stream Mapping): Sơ đồ hóa chuỗi giá trị từ điểm khởi đầu đến điểm cuối để tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí. Nó bao gồm toàn bộ các bước trong quy trình, thông tin về dòng sản phẩm hoặc dịch vụ, và thời gian của từng bước/từng giai đoạn.
17. SMED (Single Minute Exchange of Dies): Đây là một phương pháp của kỹ sư Shigeo Shingo, tập trung vào việc rút ngắn thời gian chuyển đổi giữa các lệnh sản xuất hoặc giữa các sản phẩm khác nhau. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm tồn kho sản phẩm, đáp ứng sản xuất lô nhỏ, tối ưu chi phí và giảm lãng phí.
18. Sản xuất theo công đoạn (Cellular Manufacturing): Bố trí máy móc, thiết bị sản xuất thành các công đoạn nhỏ để sản xuất một bộ phận hay một sản phẩm hoàn chỉnh. Giúp giảm thời gian chờ đợi, di chuyển và nguồn lực đáng kể.
19. Dòng chảy liên tục (Continuous Flow): Sản xuất theo dòng chảy liên tục sẽ giảm được thời gian chờ đợi, sản xuất thừa, thiếu và phát hiện lỗi kịp thời trước khi ra đến sản phẩm cuối. Đồng thời việc quản lý Takt time sẽ thuận lợi hơn.
III. NHÓM CÔNG CỤ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT VÀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC
20. KPIs (Key Performance Indicators): Chỉ số đo lường hiệu quả và hiệu suất công việc. Trong Lean, KPIs tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình, dòng chảy và cải tiến liên tục. Việc cần quan tâm là cách thức lập KPIs và theo dõi đánh giá KPIs.
21. ERP (Enterprise Resource Planning): Hoạch định nguồn lực là hệ thống phần mềm tích hợp để hoạch định và quản lý các hoạt động kinh doanh và tình trạng sử dụng nguồn lực từ chuỗi cung ứng, sản xuất và kinh doanh. Giúp tối ưu hóa quản lý, vận hành và tăng hiệu suất hoạt động.
22. OEE (Overall Equipment Effectiveness): Chỉ số Hiệu quả Thiết bị Tổng thể giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của thiết bị. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất và đầu tư. OEE tập trung vào 3 yếu tố chính: Thời gian khả dụng (Availability), Hiệu suất thực tế (Performance) và Chất lượng (Quality) của sản phẩm được sản xuất từ thiết bị.
23. Quy tắc ABC trong quản lý tồn kho: Kỹ thuật phân loại để tối ưu hóa tồn kho dựa trên mức độ quan trọng và giá trị của mặt hàng bằng việc sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20. Trong đó, loại A chỉ có 20% số lượng nhưng chiếm 80% giá trị. Còn lại B và C chiếm 80% số lượng nhưng giá trị chỉ có 20%. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp giảm lãng phí đáng kể trong quản lý tồn kho vì tập trung nguồn lực vào các mặt hàng quan trọng.
24. TPM (Total Productive Management): Quản lý Bảo trì Toàn diện là phương pháp giúp tối ưu hóa hiệu quả máy móc, thiết bị trong sản xuất thông qua sự tham gia của tất cả mọi người với các mục tiêu sau:
• Không sự cố khi sử dụng máy;
• Không phế phẩm do sử dụng máy;
• Không lãng phí;
• Nâng cao ý thức và tinh thần yêu thương máy móc.
25. Hoshin Kanri (Policy Deployment): Phương pháp quản lý chiến lược giúp tổ chức xác định, truyền đạt và thực hiện các mục tiêu chiến lược gắn với các hoạt động quản lý vận hành hàng ngày. Mục tiêu của Hoshin Kanri là đảm bảo sự đồng bộ ở mọi cấp độ của tổ chức và đảm bảo rằng mọi hoạt động và nguồn lực đều hướng tới việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Ma trận Hoshin Kanri hay ma trận X là một trong những ứng dụng của Hoshin Kanri.
Tại IMT, chúng tôi không ngừng kèm cặp cùng hỗ trợ các doanh nghiệp cải tiến trong quá trình vận hành và sản xuất. Liên lạc với chúng tôi qua email info@imt.vn để được tư vấn sâu hơn về áp dụng Lean trong sản xuất.
Cập nhật liên tục những thông tin mới nhất về IMT tại: Facebook