Mô hình Shingo là một hệ thống tư duy mới hỗ trợ doanh nghiệp đạt được kết quả dựa trên hệ thống và nguyên lý về sự vận hành xuất sắc. Trong khi các mô hình vận hành xuất sắc khác tập trung vào chuỗi giá trị và các công cụ như Lean, TPM, mô hình Shingo tạo ra sự khác biệt vì chỉ ra được sự nối kết giữa khả năng làm ra kết quả cuối bằng cách tích hợp thống nhất công cụ, hệ thống và văn hóa.
Người viết: Nguyễn Hoàng Phát, APM, IMT
Nền tảng Shingo – Chiếc cầu dẫn đến thành công
Hầu hết các công ty trên thế giới áp dụng giải quyết vấn đề dựa trên công cụ như 5S, Lean, VSM… với hi vọng vấn đề được giải quyết nhưng thực tế kết quả lại không bền vững. Khoảng thời gian hiệu quả chỉ kéo dài như từ 6 tháng đến 1 năm. Khi khắc phục sự cố hay cố gắng cải tiến trong một hệ thống lại thường tạo ra vấn đề phức tạp hơn trên hệ thống.
Khi không đạt được kết quả mục tiêu, nhiều doanh nghiệp thường điều chỉnh hoặc sửa đổi hệ thống hiện tại hoặc triển khai các công cụ mới với hy vọng đạt được hiệu quả tốt hơn.
Tuy nhiên, công cụ và hệ thống không điều hành một doanh nghiệp. Mỗi người trong một tổ chức có một tập hợp các giá trị và niềm tin ảnh hưởng đến cách họ hành động. Tổng hợp các hành vi của mọi người tạo nên văn hóa tổ chức, và ảnh hưởng lớn đến kết quả của tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng những nhận thức, nguyên lý hành động và hành vi đúng đắn hướng đến việc tạo ra kết quả.
Nền tảng mô hình Shingo được minh họa như hình ảnh chiếc cầu. Trụ cầu bên trái tượng trưng cho cột trụ hệ thống – công cụ trong tổ chức và kết quả được tạo ra. Tuy nhiên, nếu chỉ có 1 bên, cây cầu sẽ không vững chắc. Cột trụ bên phải tượng trưng cho những nguyên lý, hành vi định hướng hành động của con người hàng ngày trong tổ chức.
Theo kinh nghiệm thực hiện các dự án tư vấn từ chiến lược, tối ưu hóa vận hành và xây dựng văn hóa của IMT, các dự án chỉ có thể thành công khi kết hợp cả hai cột trụ và đạt được sự đồng thuận từ dưới lên trên của tổ chức.
Nhiệm vụ quan trọng là ngày càng nối kết 2 cột trụ thông qua sự gắn kết hành vi của hệ thống và văn hóa.
- Xây dựng và triển khai các nguyên lý, hành vi dẫn hướng thúc đẩy và phối hợp cùng hệ thống tạo ra kết quả
- Phát triển các hệ thống để liên tục tạo ra và củng cố hành vi, hành động sao cho ngày càng gần hơn với nguyên lý, hành vi lý tưởng trên đang dẫn hướng trên.
Lúc này, hệ thống thúc đẩy hành vi và từ đó tạo ra kết quả. Các hành vi sinh ra từ hệ thống này cũng được các nguyên lý dẫn hướng tiếp tục tinh chỉnh để ngày càng tiệm cận mức lý tưởng hơn. Theo đó, kết quả ngày càng được nâng cao và bền vững. Văn hóa trở nên bền vững và xuất sắc hơn khi các hành vi hàng ngày tiến gần đến hành vi lý tưởng. Đây là cách thức để đưa một tổ chức đến sự xuất sắc bền vững.
Giáo sư Edgar Schein của Trường Quản Lý MIT Sloan cho biết, “Điều quan trọng thực sự mà các nhà lãnh đạo cần làm là tạo ra và quản lý văn hóa. Nếu bạn làm không quản lý văn hóa, văn hóa sẽ quản lý bạn và thậm chí bạn có thể không nhận thức được mức độ điều gì đang xảy ra”
KPI và KBI
Để xem xét tính hiệu quả của tổ chức, trong nền tảng Shingo đề cập hệ thống chỉ số KPI và KBI
- KPI: Việc đo lường hiệu suất, hiệu quả của tổ chức thường sử dụng KPI, chẳng hạn như tăng trưởng thị phần, mức độ hài lòng của khách hàng, doanh thu. Tất nhiên, việc đo lường kết quả và theo dõi KPI là rất quan trọng, nhưng việc theo dõi hành vi đang phát triển theo đúng hướng hay không cũng rất quan trọng. Ví dụ, theo báo cáo không có tai nạn nào xảy ra trong năm qua; nhưng nếu không có hành vi tiến hành kiểm tra an toàn hoặc thực hiện các biện pháp phòng ngừa thì con số KPI này sẽ khó chắc đạt được, hoặc đạt được nhưng do đã giấu đi các vấn đề an toàn.
- KBI: Là các chỉ số đo lường hành vi chính tạo ra kết quả KPI. KBI được sử dụng để xem mức độ mà hành vi mong đợi đạt được, cho biết liệu chúng ta có đang tiến gần hơn đến hành vi lý tưởng hay không và khả năng chúng ta có đạt được mục tiêu không. Một lợi thế của các chỉ số này là thường có tính chất “dẫn đầu” – bằng cách đo lường KBI, có thể giúp dự đoán được KPI và khả năng đạt được, dự báo được hiệu suất tương lai của tổ chức. Ví dụ: nếu hành vi lý tưởng xác định là “mỗi bộ phận cần học hỏi từ các nguồn không liên quan trực tiếp đến công việc của bộ phận” thì KBI có thể là “có một quy trình để chia sẻ ý tưởng giữa các phòng ban và cần được thực hiện một cách thường xuyên.”
Một tổ chức tiến gần hơn đến sự xuất sắc khi đạt được các mục tiêu mong muốn mà theo đó là kết quả của các hành vi, được thúc đẩy bởi các hệ thống, đặc biệt có thể duy trì không chỉ kết quả mà còn cả văn hóa đã tạo ra chúng. Đó là sự cân bằng tinh tế trong các hệ thống giữa KPI và KBI. KPI và KBI đều quan trọng; vì vậy đừng tranh luận về cái nào quan trọng hơn.
Hành động cần thiết:
- Cần tìm ra các KBIs dự đoán hiệu suất KPI và có tính tương hợp mục đích – nguyên lý – hành vi- hệ thống.
- Thiết lập hệ thống và thước đo giúp khắc phục khoảng cách giữa hành vi thông thường và lý tưởng muốn đạt được, tạo ra văn hóa hướng đến xuất sắc.
- Truyền cảm hứng cho nhân viên hướng đến tương lai để đạt KPI của họ thông qua những KBI tốt. Họ sẽ biết họ ở đâu, cần đóng góp gì để giúp tổ chức đạt được mục tiêu.
- Phát triển nhận thức cho nhân viên về các nguyên lý, KBI, giúp nhân viên thay đổi hành vi dần dần.
Giải thưởng Shingo – được Business Week mệnh danh là “Giải Nobel về vận hành” là công cụ để hướng dẫn và đối sánh (benchmark) các công ty trên toàn cầu đạt về trạng thái hoạt động xuất sắc đẳng cấp thế giới. Đến nay đã có hơn 300 doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực trên toàn thế giới được trao giải.
Tìm hiểu thêm về tiêu chuẩn và các doanh nghiệp đã đạt giải thưởng Shingo tại: Shingo Model – Shingo Institute – Home of the Shingo Prize.
Là đơn vị tiên phong mang mô hình Shingo về Việt Nam và nhận được sự trợ giúp của GS. TS Gerhard Plenert trong việc dịch và phát hành sách “Xây dựng Doanh nghiệp Xuất sắc Bến vững: Tích hợp văn hóa và hệ thống theo mô hình Shingo“, Viện IMT đã tổ chức thành công Hội nghị về cách thức áp dụng mô hình Shingo hướng tới Xuất sắc bền vững ngày 26/03 tại Tp. HCM.
Liên lạc với IMT khi có nhu cầu tư vấn văn hóa doanh nghiệp xuất sắc. Theo dõi fanpage và website IMT để cập nhật các kiến thức mới nhất về mô hình Shingo và phương thức ứng dụng hiệu quả tại Việt Nam!