Thành phần quan trọng tiếp theo của trong mô hình Shingo là Công cụ. Công cụ được định nghĩa là thiết bị hoặc hạng mục đơn lẻ để giúp hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể (ví dụ: bản đồ dòng giá trị, kế hoạch chăm sóc sức khỏe, giải thưởng, bản tin,…); Hệ thống mà không có công cụ thì không hiện thực hóa được khả năng của hệ thống. Công cụ là thứ khiến hệ thống có thể tạo ra kết quả một cách cụ thể.
Người viết: Nguyễn Hoàng Phát, APM, IMT
Các thể hiện thường gặp
- Nhảy thẳng vào công cụ: thường khi có vấn đề, người ta nhảy thẳng vào tóm lấy một công cụ mong tạo ra được ngay kết quả. Trong khi có hàng trăm công cụ để dùng, xu hướng thường gặp của con người lại là nắm lấy công cụ quen nhất, chứ không phải cần nhất, và như thế tạo ra kết quả không mong muốn.
- Càng đưa vào nhiều công cụ, tính gắn kết giữa các công cụ sẽ càng lúc càng rối ren, nhất là khi chúng không được dẫn hướng bởi Hệ thống.
Trình tự nên làm
- Đầu tiên không nên nhảy thẳng vào giải quyết vấn đề trông thấy ban đầu, hay lạm dụng phân tích dữ liệu, mà cần phải xác định đúng bản chất vấn đề (chứ không phải nguyên nhân vấn đề) để nhìn ra tổng thể vấn đề cần giải quyết.
- Thứ nhì, sử dụng ma trận Nỗ lực/Tác động để phân loại ra ưu tiên, vì lẽ nguồn lực là hữu hạn, không thể đầu tư vào tất cả mọi việc cùng lúc.
- Thứ ba, mới đưa công cụ cụ thể vào để giải quyết vấn đề. Phiếu A3 là một hướng dẫn tốt để xử lý vấn đề cụ thể.
Đúc kết quan trọng để lựa chọn công cụ hiệu quả theo mô hình Shingo
- Công cụ quan trọng nhất phải dùng không phải là LEAN, sixsigma, TQM… mà chính là tư duy. Phải bắt đầu bằng tư duy.
- Khuyến nghị sử dụng Tư duy đột phá để vượt khỏi những ràng buộc thông thường và nhìn thấy các không gian giải pháp mới.
- Lựa chọn công cụ phải bắt đầu từ việc nhìn vào nguyên lý, hệ thống và kết quả cần tạo. Không vơ vào thật nhiều công cụ và tự tạo cho mình một cái bẫy về lãng phí nguồn lực do công cụ.
Dựa trên việc hiểu biết về khả năng tích hợp các thành phần của mô hình Shingo, việc xác lập một lộ trình giúp doanh nghiệp từng bước tiến lên trên con đường hướng tới sự xuất sắc bền vững.