Kế hoạch đào tạo hiệu quả: Xác định ĐÚNG nhu cầu đào tạo – Phần 2

Zoom webinar Lập kế hoạch đào tạo hiệu quả

Tiếp nối chủ đề Lập kế hoạch đào tạo hiệu quả, sau khi xác định được đào tạo là giải pháp cho vấn đề của doanh nghiệp, câu hỏi tiếp theo cần phải trả lời là “Làm thế nào để xác định nhu cầu đào tạo chuẩn xác ngay từ đầu?”.

Đào tạo là xây dựng lộ trình phát triển

Đào tạo không chỉ là giải quyết vấn đề trước mắt mà còn là xây dựng lộ trình phát triển. Đặc biệt là ở những tổ chức nhấn mạnh đến yếu tố xây dựng con người. Từ đó sẽ có bảng tổng hợp những chương trình trọng tâm và ngân sách dự trù. Dựa trên cơ sở đó, xác định các kỳ vọng của lãnh đạo.

Lãnh đạo luôn luôn chia sẻ dựa trên tam giác 3 thứ tự ưu tiên: Thời gian – Chất lượng – Hiệu quả. Có nghĩa là họ mong muốn các kết quả tạo ra phải thực sự đo lường được và tương xứng với khoản đầu tư ban đầu.

Nhu cầu đào tạo chuẩn xác?

Là nhu cầu phù hợp với mục tiêu tổ chức. Việc đào tạo phải khích lệ được cả động lực của người đi học, giúp cho tổ chức có nguồn nhân lực đủ năng lực, đủ chất lượng để có thể thực thi nhiệm vụ và mục tiêu sản xuất kinh doanh.

Các bước thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Các bước thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Về cơ bản, phòng đào tạo sẽ có 2 chiều khảo sát đối với các hoạt động TNA :

  1. Khảo sát chung cho chương trình, tiến hành trao đổi với nhóm đối tượng;
  2. Khảo sát trực tiếp chương trình để xác định đâu là những vấn đề học viên mong muốn, đâu là thứ đo lường được và khuyến nghị cho chương trình tiếp theo.

Các câu hỏi cần trả lời khi xác định nhu cầu đào tạo

Theo chia sẻ của chị Lý – Nguyên Giám đốc Đào tạo VinGroup, TNTalent, sẽ có 2 dạng câu hỏi khi phân tích nhu cầu và lập ngân sách đào tạo:

  • Đối với cán bộ nhân viên: Gửi bảng câu hỏi để đánh giá nhu cầu của cá nhân và của line manager.
  • Đối với lãnh đạo: Sau khi đã có được một số kết quả thì người tư vấn đào tạo sẽ đặt lịch để trao đổi với các cấp lãnh đạo về nhu cầu, nguyện vọng và những mong đợi trong tương lai của đơn vị.

Sau cùng, tổng hợp tất cả thông tin. Đặt câu hỏi tiếp tục là kế hoạch hay chương trình đào tạo hiện đang triển khai đã hài lòng, chưa hài lòng ở điểm nào, đâu là điểm mong đợi trong vòng 3-5 năm tới.

Làm rõ mục đích và mục tiêu đào tạo

Hoạt động đào tạo phải làm thay đổi tư duy, hành vi hoặc năng lực nào đó của nhân viên và cuối cùng là phải giải được bài toán của cá nhân, của bộ phận gắn với mục tiêu tổ chức. Chính vì thế, để chuẩn xác ngay từ đầu thì cần phải trả lời được câu hỏi “Mục đích và mục tiêu của việc đào tạo là gì và nó giải quyết cho bài toán nào?“.

Nếu như mục đích chỉ là đào tạo để hiểu thì hoàn toàn có thể thiết lập thước đo bằng số giờ, số lớp tham gia, số học sinh đạt bài kiểm tra… Nhưng nếu mong muốn sau khi đào tạo có thể ứng dụng được vào công việc thì không chỉ dừng ở việc đo lường trong lớp học. Nói tóm lại, các kết quả kỳ vọng từ việc đào tạo phải “đong, đo, đếm” được và có thể nhìn thấy rõ được.

Đặc biệt lưu ý khi thiết lập mục đích và mục tiêu thì cần phải xét đến yếu tố ngân sách và quy mô của tổ chức. Việc xây dựng kế hoạch đào tạo như thế nào phụ thuộc rất nhiều vào doanh nghiệp ở thời điểm đó ở dạng mô hình gì, chu kì kinh doanh nào và ngân sách có thể chi cho đào tạo là bao nhiêu.

Sai lầm khi thiết lập chỉ tiêu – MAKE SỐ chứ không MAKE SENSE

Các chỉ tiêu sẽ có tác động thẳng vào việc chúng ta xây dựng và thiết lập kế hoạch. Tuy nhiên, theo chị Hồng – Giám đốc Nhân sự DLS, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp thiết lập KPI cho đào tạo tính theo số giờ đào tạo trong năm hoặc số giờ đứng lớp của giảng viên nội bộ. Đôi khi chúng ta lập kế hoạch chỉ vì cần kế hoạch đào tạo, chúng ta xây dựng KPI chỉ vì chúng ta cần có một thước đo để minh chứng cho việc đã hoàn thành lớp học, điều đó đã tạo thành một thói quen. Việc thiết lập KPI sai lầm sẽ dẫn đến tình trạng MAKE SỐ chứ không MAKE SENSE.

Tùy vào nội dung mà chúng ta sẽ lựa chọn cách thức đo lường, chẳng hạn như:

  • Kiến thức có thể đo bằng bài test;
  • Kỹ năng có thể đo bằng cách chia sẻ ngay trong lớp học hoặc ứng dụng sau lớp học.

Để thiết lập chỉ tiêu đo lường, chúng ta sẽ dựa vào mục đích và mục tiêu. Hiện nay, rất ít công ty đo được chỉ số ROI bởi vì ROI phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, không chỉ riêng đào tạo. Vậy, để make sense thì nên lập chỉ số như thế nào trong khi chúng ta không thể tính được ROI?

Tham khảo cách thức xây dựng KPI & OKR thông qua Hội thảo “Quản trị hiệu quả với KPI & OKR – Xác lập ĐÚNG, triển khai đạt KẾT QUẢ”.

Hội thảo Quản trị hiệu quả với KPI & OKR

Đăng ký ngay!

Thông tin liên hệ

hp@imt.vn – 0379277931 – Mr. Phát

Có phải hoạt động đào tạo luôn cần ngân sách lớn?

Câu trả lời chắc chắn là KHÔNG. Doanh nghiệp, tổ chức có nguồn ngân sách hạn chế cho hoạt động đào tạo là điều khá bình thường. Khi đó, tổ chức cần xem xét các vấn đề nổi cộm nhất là gì và bắt đầu giải quyết vấn đề từ gốc. Một vài gợi ý nhỏ để loại trừ dần một số vấn đề khi có một loạt danh mục cần đào tạo:

  • KHÔNG đào tạo những thứ thuộc về tiêu chuẩn công việc. Những người giữ vai trò ở từng vị trí phải tự chịu trách nhiệm để đáp ứng được chuẩn năng lực vị trí công việc
  • KHÔNG ưu tiên đưa vào đào tạo những gì không có tác động ngay lập tức hay không tác động trực tiếp vào trong vai trò công việc và không gắn với mục tiêu tổ chức trong một giai đoạn nhất định
  • KHÔNG ưu tiên những gì có ảnh hưởng/ tác động rất ít đến mục tiêu tổ chức

Nếu như có ngân sách rất nhỏ thì có thể bắt đầu bằng trang bị năng lực cho quản lý cấp trung hay người đào tạo nội bộ. Sau đó họ sẽ phối hợp cùng đội ngũ L&D và HR để thiết kế các chương trình đào tạo và cơ chế khích lệ để phát triển cùng nhau trong công việc. Đào tạo bằng công việc (on job training) cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời trong trường hợp ngân sách hạn hẹp!

Kết luận

Tổ chức chỉ bền vững khi và chỉ khi nó có sự giao thoa giữa 2 loại nhu cầu (nhu cầu của tổ chức được đáp ứng và nhu cầu của từng cá nhân được phát triển trong tổ chức đó). Con người trong tổ chức cũng cần phải hiểu và xác định được rõ mình đang ở đâu trong tiến trình ấy và mình có thể đóng góp được gì. Hơn hết, cần có sự chia sẻ về thông tin với nhau thì mới có thể xác lập được nhu cầu đào tạo một cách chính xác, bám sát mong muốn của cả tổ chức và cá nhân.

—-

Tổng hợp: Nguyễn Hoàng Phát – Cao Trần Quỳnh Nhã

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *