Tiếp theo Phương thức quản lý của Toyota – phần 1
Những công cụ hỗ trợ TMS được sử dụng như thế nào?
1. KPT (Keep – Problem – Try)
Đây là một phương pháp soát xét (review) phổ biến được sử dụng tại Nhật Bản. Đây là một phương pháp đơn giản nên dễ hiểu, dễ nắm bắt; dễ làm quen và dễ dàng tham gia, phương pháp này không tốn kém chi phí mặc khác lại giúp các thành viên trong tổ chức đưa ra được ý kiến của mình.
Keep: Đây là những ưu điểm, những hoạt động tích cực mà tổ chức đã thực hiện tốt, những hoạt động nhận được lời khen của khách hàng hay đơn giản là giúp mọi người có thể làm việc thoải mái hơn.
Problem: Đây là những vấn đề nhức nhối có tác động tiêu cực, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc
Try: Trong mô hình này nó có nghĩa là những thách thức muốn đương đầu, giải pháp để khắc phục những problem.
Minh họa KPT
Để áp dụng KPT, đầu tiên phải xác định chủ đề để làm rõ mục đích của cuộc họp, phân chia giấy sticky note (3 màu khác nhau để phân biệt Keep, Problem, Try) để các thành viên viết ra những nội dung tương ứng và gắn lên bảng để mọi người cùng nhau thảo luận. Nếu là điểm tốt thì đưa vào Keep, nếu xuất hiện vấn đề thì đưa vào Problem, khi hoàn thành cuộc thảo luận với Keep và Problem, chúng ta tiếp tục thảo luận về Try. Và vòng lặp KPT này được thực hiện liên tục, bắt đầu bằng việc tiếp tục xác nhận lại mục tiêu. Nếu Try đã làm tốt chúng ta sẽ đưa vào Keep, nếu chưa tốt lại tiếp tục để ở mục Try. Cố gắng phát huy Keep và xóa bỏ những việc không làm. Những Problem không giải quyết được ở lần trước sẽ vẫn tiếp tục được nêu ra ở lần này, đồng thời sẽ liệt kê các Problem mới.
2. Visual Board
Công cụ Visual Board giúp nhân viên có thể tự chủ trong công việc của mình, con người khi chủ động trong công việc sẽ cảm thấy vui hơn là bị chỉ thị bởi người khác, từ đó sẽ làm việc có hiệu quả hơn. Nhà quản lý có thể quản lý công việc một cách khoa học thông qua thực tế số liệu và biểu đồ. Đồng thời tư duy con người thay đổi từ truy cứu trách nhiệm (đổ lỗi cho người khác) sang truy tìm nguyên nhân phát sinh ra vấn đề.
Visual Board là một bảng tri thức nổi, thông qua bảng ta có thể xem lại được những việc đã làm tốt, nguyên nhân và đối sách cho việc chưa tốt (phương pháp KPT). Những thông tin sẽ được thể hiện một cách trực quan nhất, quá trình sẽ được đảm bảo chất lượng nhờ được xem xét lại hàng ngày, mọi người sẽ tăng khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm nhận biết vấn đề, nhận biết được tốt, xấu từ đó tự hoàn thiện công đoạn của mình.
Một ví dụ minh họa cụ thể có thể giúp ta dễ hiểu hơn về công cụ Visual Board. Bạn muốn có một vóc dáng thon thả để tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đó là hình ảnh mà bạn phải có. Mục tiêu mà bạn đặt ra cho bản thân là sẽ giảm được 5kg trong 3 tháng từ 75kg còn 70kg. Để biết được bạn đã đạt được đến hình dạng muốn có hay chưa, bạn phải đặt ra chỉ tiêu mà ai khách quan nhìn vào cũng thấy được, với chỉ tiêu kết quả KGI bạn đưa ra cho bản thân là tháng thứ 1 giảm 3kg (còn 72kg), tháng thứ 2 giảm 4kg (còn 71kg), tháng thứ 3 giảm 5kg (còn 70kg), chỉ số này giúp bạn nhìn vào sẽ biết được kết quả thực hiện có được đảm bảo hay không. Phương án bạn chọn để thực hiện mỗi ngày là chạy bộ, và khối lượng thực hiện mỗi ngày cho phương án mà bạn đưa ra là chạy 10km/ ngày, đây chính là chỉ tiêu hành động KPI. Với kế hoạch đưa ra, bạn tiến hành trực quan hóa những thông tin này lên bảng Visual Board để có thể dễ dàng kiểm soát và thực hiện.
3. Task board
Task board là công cụ giúp hữu hình hóa lãng phí. Task board giúp nâng cao chất lượng công việc thông qua tập trung vào Plan (Thời gian, lập kế hoạch, kinh nghiệm, kiến thức kỹ thuật, kiến thức nghiệp vụ) Do (Thực hành), Check (Xem xét sự sai khác giữa dự định và kết quả thực tế) và Plan (kế hoạch ngoài) của hành động – Action (Đưa ra K và P).
Công việc thì không phải lúc nào cũng do một người đảm nhiệm, nên để nâng cao năng lực quản lý công việc của tất cả thành viên trong nhóm, cần nêu rõ công việc ra sao cho có thể đạt được tới mục tiêu quản lý của từng thành viên đã được đề ra trên Visual Board. Và trong công việc hàng ngày, ta có thể thường xuyên gặp phải các loại Task Board như: Bảng nhằm bảo đảm thời hạn giao hàng, bảng nhằm cắt giảm thời gian tăng ca, bảng nhằm nâng cao năng suất…
Trường hợp khi có khả năng trễ đơn hàng, thì cần nâng cao ý thức về thời gian giao hàng cũng như cải thiện tình hình hiện tại để có thể đảm bảo thời gian giao hàng. Phải làm cho rõ đường đi của công việc và kỳ hạn để mọi người có thể nắm bắt và tự đốc thúc bản thân xử lý kịp thời.
TMS có thể áp dụng vào đâu?
Không chỉ dừng lại tại khối nhân viên văn phòng “cổ trắng”, khối “cổ xanh” cũng có thể vận dụng nguyên lý quản lý này vào tổ chức của mình. Những thành viên quản lý khối văn phòng, giám đốc nhà máy, quản đốc, các trưởng nhóm, giám sát, tổ trưởng vận hành, quản lý logictic và thành viên ban cải tiến là những người nên được tôi luyện những triết lý của TMS để giúp vận hành tổ chức mình tốt hơn.
Khi một nhân viên được động viên đúng cách và cảm giác hoàn thành hoạt động Kaizen thì khả năng tự phát triển và tự giác hoàn thiện bản thân cũng được tăng cao. Do đó, các nhà quản lý nên vận dụng TMS để hình thành cho nhân viên tự xây dựng ý tưởng độc lập, tăng động lực làm việc và nâng cao sức sống của người lao động và tổ chức. Từ đó tạo ra một chu trình xây dựng, củng cố và cải thiện môi trường làm việc hiệu suất cao trong doanh nghiệp.
Biên tập
Phượng T. Phạm
Analyst, IMT