Khi nhắc đến hiệu quả doanh nghiệp, có hai khái niệm vẫn khiến mọi người thường hay nhầm lẫn đó là: EFFICIENCY và EFFECTIVENESS. Ở cách tiếp cận nào doanh nghiệp cũng đều cần phải lập kế hoạch và sử dụng nguồn lực, tuy nhiên, sẽ có những quan điểm khác nhau trong việc lập mục tiêu.
Góc nhìn về quản trị hiệu quả
Trong doanh nghiệp, chúng ta sẽ dễ dàng nhận thấy có hai nhóm đối tượng:
(1) Hậu phương: hướng đến efficiency, quan tâm nhiều về các rủi ro.
(2) Tiền tuyến: hướng đến effectiveness, nhìn thấy những cơ hội.
Ví dụ, khi chi ngân sách 1 tỷ đồng, Kế toán sẽ nhìn thấy rủi ro có thể mất nhưng tiền tuyến lại cho rằng đây là cơ hội để mang về 100 tỷ.
Một câu hỏi lớn được đặt ra là: Làm thế nào để xác định hiệu quả của các bộ phận hành chính, văn phòng? Khi các bộ phận này không phải là người trực tiếp tạo ra doanh thu.
Để có cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả của nhóm đối tượng này, chúng ta cần hiểu rõ hiệu quả đến từ 02 phần:
(1) Nắm bắt các giá trị cơ hội mang lại
(2) Tạo được lợi nhuận đột phá & tối ưu từ bên trong
Có một số vị trí, hiệu quả của họ được đo bằng doanh thu, lợi nhuận họ mang lại cho doanh nghiệp. Một số vị trí khác thì hiệu quả của họ thì không thể đo đếm bằng các chỉ số rõ ràng mà bằng chính những giá trị họ đóng góp, giúp tổ chức mạnh mẽ từ bên trong. Về bản chất, dựa trên các hỗ trợ của hậu phương, những vị trí bên trong doanh nghiệp sẽ được hưởng % từ các kết quả tiền tuyến đạt được.
Cách thức quản trị hiệu quả
Có 4 phương thức quản trị hiệu quả, từ chuyên quyền đến chú trọng hợp tác.
Nếu nhà quản lý tập trung nhiều vào việc kiểm soát thì phong cách hành vi tổ chức sẽ là chuyên quyền. Nghĩa là họ sẽ ra quyết định và kiểm soát các quyết định đó. Cấp dưới sẽ có xu hướng phục tùng và tuân thủ theo các quy tắc của nhà quản lý. Nếu người nhân viên rời bỏ công ty thực chất là họ rời bỏ nhà quản lý.
Phong cách giám hộ thường liên quan đến mục tiêu tài chính, tổ chức thương mại (mua đi bán lại). Khi đó quản lý trực tiếp trên doanh thu, nhân viên sẽ quyết định ở lại hay rời đi bằng việc có đáp ứng mục tiêu tài chính hay không.
Xét về mặt hiệu quả lâu dài, hỗ trợ và hợp tác là phong cách nên được ưu tiên. Trong đó, người quản lý không phải là người quyết định mà là người hỗ trợ, đưa ra các ý tưởng. Sự hợp tác giúp cho quản lý và nhân viên cùng đồng kiến tạo ra những phải pháp để đạt mục tiêu. Cách thức làm việc này sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho tổ chức, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có giá trị hơn.
Khi tính hành chính TĂNG LÊN, hiệu suất sẽ GIẢM XUỐNG!
Nhiều doanh nghiệp thường vận hành theo kiểu: đầu tiên dùng 1 người để kiểm soát, sau đó cảm thấy chưa đủ kiểm soát sẽ phân công thêm 1 người nữa để kiểm soát người đó. Hệ thống hành chính sẽ trở nên cồng kềnh và làm hiệu suất đi xuống. Bởi vì người đó sẽ cảm giác có rất nhiều thứ đè lên đầu mình.
Điều gì giúp quản trị hiệu quả?
- Có mục tiêu, kết quả kỳ vọng ĐÚNG: Vấn đề đang gặp là gì? Giải quyết vấn đề có thể đạt được kết quả gì?
- Chọn ĐÚNG việc cần làm: Mỗi ngày có rất nhiều việc cần giải quyết, cần tập trung nguồn lực giải quyết những việc tạo ra kết quả lớn.
- HẠN CHẾ phát sinh vấn đề mới khi giải quyết vấn đề hiện tại: luôn phải đặt câu hỏi “Vấn đề xảy ra sau vấn đề này là gì? Giải pháp sau giải pháp này là gì?
- Có phương pháp triển khai và kiểm tra các kết quả công việc: hạn chế trường hợp bị cuốn và chạy theo công việc.
Hai điểm quan trọng cần nhớ:
- Hiểu ĐÚNG chính xác hiệu quả là gì: Hiệu quả chính là đạt bao nhiêu % mục tiêu đặt ra (KHÔNG PHẢI là mục tiêu).
- Xác định ĐÚNG vấn đề và thứ mình mong muốn. Vì công việc của bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào đều là giải quyết vấn đề.
Bên cạnh đó, KPI & OKR là công cụ quản trị hiệu quả được nhiều người nhắc đến. Vậy nên dùng KPI hay OKR? Sự khác nhau giữa hai công cụ này là như thế nào? Cùng IMT tìm hiểu trong chuỗi bài viết tiếp theo về KPI & OKR tại: www.imt.vn.
Kết nối Zalo OA để được tư vấn thêm: https://zalo.me/1277082478790784072