Quản lý tinh gọn (LEAN) – 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng

Tình hình ứng dụng LEAN tại Việt Nam

Triết lý sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là một triết lý để rút ngắn thời gian từ khi yêu cầu đến khi nhận được một sản phẩm bằng cách tiêu diệt nguồn gây lãng phí. 

Triết lý LEAN đang dần trở thành một phần không thể thiếu giúp cải thiện hệ thống sản xuất tại các doanh nghiệp. Hiện LEAN (tinh gọn) không chỉ còn là độc quyền của phía sản xuất mà còn dành cho dịch vụ tinh gọn, tài chính tinh gọn, nhà nước tinh gọn…  Tuy nhiên, các hoạt động triển khai và tiếp cận hệ thống LEAN của các doanh nghiệp Việt Nam hiện vẫn còn khá rời rạc, các chương trình đào tạo triển khai riêng lẻ và chưa có sự đầu tư ngân sách chuẩn mực. Các chương trình đào tạo 5S, Kaizen, IE… vẫn diễn ra thường xuyên nhưng mức độ cam kết trong đầu tư về thời gian, công sức, ngân sách vẫn chưa đủ lớn từ cả các cấp quản lý và những người thừa hành để cải thiện hệ thống sản xuất.

Để triển khai hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) thành công, doanh nghiệp cần một khoảng thời gian dài (không dưới 2 năm) từ thiết lập những nền tảng nhận thức ban đầu (đào tạo, thực hiện 5S, tư duy cải tiến…) đến áp dụng các công cụ cao hơn, do đó nhiều doanh nghiệp đã không đủ kiên trì thực hiện. Tại Viện IMT, chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp để triển khai LEAN thành công nên bắt đầu từ đào tạo nền tảng kiến thức về LEAN cho nhân viên trước kết hợp với các hoạt động cải tiến đơn giản có thể làm ngay như 5S. Sau đó xác định lộ trình đào tạo và triển khai từng bước cho các hạng mục nội dung khác như IE (6 kỹ thuật cơ bản), Hệ thống kéo, Jidoka…. Để hiểu tổng quan về lộ trình LEAN, chúng ta có thể tham khảo các bước triển khai LEAN cơ bản do Viện IMT đề xuất như sau:

Trong quá trình triển khai hệ thống LEAN, các nhà làm LEAN đều hiểu rõ: lãng phí là điều không thể tránh khỏi trong quá trình hình thành và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, cấp độ và mức độ lãng phí sẽ rất khác nhau tùy vào doanh nghiệp và phạm vi đề cập trong doanh nghiệp đó. Trong phạm vi bài viết này, Viện IMT giới thiệu đến độc giả một số loại lãng phí thường gặp ở cấp độ văn phòng mà đôi khi chúng ta không nhận ra để làm nền tảng cho bước Nhận diện lãng phí trong triển khai hệ thống cho doanh nghiệp. Các bài viết liên quan khác trong quá trình triển khai LEAN, quý đọc giả có thể like facebook fanpage hoặc thường xuyên truy cập website  IMT để cập nhật. Dưới đây là danh sách các loại lãng phí trong văn phòng mà các doanh nghiệp cần nhìn nhận lại trong quá trình tối ưu hóa hệ thống tại công ty mình và một số ví dụ.

8 lãng phí thường gặp ở VP và ví dụ tiêu biểu:

Lãng phí do làm sai

• Lỗi nhập liệu
• Chào giá sai
• Mất hồ sơ quan trọng
• Thông tin báo cáo sai
• Diễn đạt số liệu sai

Lãng phí do làm thừa

• In ra giấy khi không cần
• Viết báo cáo quá dài mà chẳng ai đọc
• Tìm và sưu tập thật nhiều tài liệu
• Lưu thật nhiều ảnh, nhạc vào PC

Lãng phí do chờ đợi

• Cúp điện
• Thời gian xử lý của máy tính
• Đợi sếp duyệt
• Đợi nhận thêm thông tin
• Đợi nguồn lực
• Đợi hướng dẫn của sếp

Lãng phí do làm mà không tạo GTGT

• Nhập lại dữ liệu
• Báo cáo không cần thiết
• Làm kỹ quá mức
• Kiểm tra quá mức
• Ký tá quá nhiều

Lãng phí do biến động

• Nhiều kiểu mẫu biểu cho 1 dạng thông tin
• 1 công việc hoạt động theo nhiều quy trình
• Thời gian xử lý không đoán trước
• Công việc xen lẫn cảm xúc
• Thay đổi ý kiến liên tục

Lãng phí do lưu trữ

• Dư thừa văn phòng phẩm
• Lưu trữ hồ sơ quá date
• Trữ báo, tài liệu
• Phim ảnh, nhạc, hình ảnh… trong máy tính

Lãng phí do di chuyển

• Layout văn phòng không hợp lý
• Máy móc đặt không hợp lý
• Sắp xếp file trong máy lộn xộn
• Đính kèm file quá to
• Sắp hồ sơ trong kệ lung tung
• Đi qua đi lại không hợp lý
• Đi rồi mới nhớ là quên

Lãng phí do không dùng đúng năng lực

• Thiếu quyền hạn xử lý
• Mệnh lệnh và kiểm soát cấp cao
• Thiếu/không biết dùng công cụ hỗ trợ

Nhìn chung, nhìn nhận lãng phí là bước tưởng đơn giản khi làm KAIZEN nhưng khi bắt tay làm thì không dễ để nhận diện hết được do thường “quen mắt”, mặc định là hiển nhiên phải như vậy. Việc áp dụng những công cụ khác trong LEAN cũng tương tự, khi làm 5S, nhiều người cho là đơn giản nhưng lại làm một cách hết sức hình thức (sàng lọc không triệt để, sắp xếp không nghiên cứu cách thức vận hành, làm vệ sinh mà không loại bỏ các nguyên nhân gây bẩn từ gốc…)  không đem lại hiệu quả vận hành và chỉ làm theo phong trào, không duy trì được.

Để có thể thực hiện tốt LEAN trong dài hạn, người làm LEAN cần am hiểu tận tường; thường xuyên cập nhật, bổ sung kiến thức mới, bài học kinh nghiệm từ các chuyên gia và các doanh nghiệp đã thực hiện thành công. Từ đó, xây dựng hệ thống LEAN phù hợp với doanh nghiệp tránh bắt chước.

Tại Viện IMT, chúng tôi định kỳ triển khai các chương trình đào tạo về LEAN, hay từng chương trình đào tạo theo quý về Kaizen, 5S, IE, MFCA,… với những cập nhật như vậy. Chúng tôi khuyến khích những người làm sản xuất tham gia những chương trình này để học cùng các chuyên gia đầu ngành của Viện IMT/ các chuyên gia Nhật Bản, và viếng thăm các doanh nghiệp đã thành công trong quá trình triển khai LEAN tại Việt Nam. Cho đến nay, đội ngũ IMT đã huấn luyện và triển khai rất nhiều chương trình 5S, Kaizen, IE, MFCA… cho các doanh nghiệp lớn như Green Feed, Bibica, Bình Minh, Duy Tân, Mỹ phẩm Sài Gòn SCC, Thái Bình Shoes, Vissan, Cầu Tre và nhiều doanh nghiệp khác.

Thông tin chi tiết về các chương trình tại Viện IMT, vui lòng liên hệ: IMT (Training Service Manager), Tel: + 84 (28) 36 200 600; E-mail: nt@www.imt.vn