Khung triển khai LEAN – CI của IMT (ILDF)

Khung triển khai LEAN - CI của IMT (ILDF)

A – Làm thế nào để triển khai LEAN – CI thành công?

Thông thường, các nhà lãnh đạo là người đưa ra sáng kiến cải tiến lớn cho công ty. Họ bắt đầu từ mong muốn nâng cao hiệu suất hoặc khi “phát hiện” các công cụ như LEAN, SixSigma, TPM, SMED,… Sau đó, công ty có thể tự triển khai hoặc thuê các công ty tư vấn LEAN. Ban đầu, các sáng kiến này thường đạt được kết quả ban đầu đáng kể, nhưng về sau không được duy trì hoặc kết thúc trong thất vọng.

Theo nghiên cứu của Viện Shingo – Đại học bang Utah, chìa khóa để triển khai cải tiến liên tục thành công nằm ở chỗ công ty phải tích hợp được kết quả, công cụ, hệ thống và văn hóa thay vì chỉ theo đuổi các công cụ riêng lẻ, thành từng “phong trào”. Người thực thi phải hiểu được “tại sao” – ý nghĩa công việc mình làm, thay vì chỉ biết “làm thế nào” và “làm gì”.

Từ các nghiên cứu của Viện Shingo và kinh nghiệm gần 20 năm triển khai LEAN ở nhiều doanh nghiệp trong nước và FDI, IMT đã xây dựng và hoàn thiện mô hình triển khai LEAN – CI. Mặc dù trên thế giới đã có nhiều mô hình triển khai, nhưng phần lớn tập trung vào khía cạnh kỹ thuật (như mô hình TPS), hoặc bao hàm quá nhiều yếu tố phức tạp. Ví dụ như các LAT (LEAN assessment tool) tiêu chuẩn thường yêu cầu rất nhiều dữ liệu mà các doanh nghiệp tại các nước đang phát triển không thể trả lời.

Mô hình triển khai LEAN – CI của IMT (IMT LEAN – CI Deployment Framework) hướng đến việc tạo ra góc nhìn đơn giản, dễ hiểu đối với đa số người trực tiếp triển khai LEAN. Mô hình IMT có sự kết hợp toàn diện giữa các yếu tố kỹ thuật và con người, cài đặt văn hóa cải tiến liên tục, đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức và hướng đến xây dựng tổ chức vận hành xuất sắc.

Mô hình triển khai LEAN – CI của IMT – vui lòng ghi trích dẫn khi sử dụng

B. Các thành phần trong mô hình LEAN – CI

1. Mục tiêu CI

Khi bắt đầu triển khai một dự án, việc xác định mục tiêu rất quan trọng vì không có mục tiêu giống như bạn đang bắn một mũi tên vào hồng tâm không tồn tại. Tương tự như vậy, tổ chức cần phải xác định được các mục tiêu trước khi triển khai LEAN và mục tiêu này phải được biến chuyển từ tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược tổ chức chứ không phải là việc áp đặt các KPI từ năm này qua năm khác. Các mục tiêu CI như vậy sẽ giúp tổ chức tiến gần đến tầm nhìn, sứ mệnh của mình; tránh các xung đột giữa tính nhất thời và dài hạn; tránh lặp đi lặp lại những việc cũ chỉ để đáp ứng KPI cải tiến mà không linh hoạt ứng biến với nhu cầu từ thị trường.

2. Hai trụ cột

2.1 Trụ cột Tạo kết quả

Từ các mục tiêu CI đã được xác định, mô hình IMT hướng dẫn tổ chức tiến đến việc tạo ra kết quả thực và toàn diện bằng các dự án cải tiến nhanh và lộ trình cải tiến dài hạn.

Mô hình triển khai LEAN – CI của IMT – Trụ cột “Tạo kết quả”

Người ta thường nghĩ rằng chỉ có khi thực hiện các cải tiến lớn mới mang lại kết quả đáng kể. Tuy nhiên, cải tiến lớn thường đòi hỏi nhiều nguồn lực và thời gian, trong khi cải tiến nhỏ có thể được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và tích lũy lại có tác động lớn. Henry Ford đã nhận định rằng “chẳng có vấn đề nào lớn cả, đó chỉ là tập hợp của nhiều vấn đề nhỏ thôi”.

Trên cơ sở này, mô hình IMT kết hợp nhiều công cụ như Gemba, 5S, 7 lãng phí, A3,… để tìm kiếm ý tưởng cải tiến và đánh giá mức độ ưu tiên thực hiện thông qua ma trận tác động/nỗ lực.

Các cải tiến dễ thực hiện và tốn ít nguồn lực (cải tiến nhanh và dễ) nên được thực hiện ngay để tổ chức chứng minh kết quả từ việc triển khai CI từ đó thuyết phục và tạo động lực để nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến. Các cải tiến đòi hỏi nhiều nỗ lực (dự án cải tiến lớn) sẽ được đưa vào danh mục cải tiến tập trung và xây dựng lộ trình dài hạn.

2.2 Phát triển con người

Trụ cột đầu tiên trong mô hình đã mang lại nhiều kết quả cho tổ chức, nhưng thành công thực sự không chỉ dừng lại ở mức đó. Chúng ta không thể giữ nguyên tư duy cũ và mong muốn thay đổi kết quả. Cải tiến liên tục bền vững phải bắt đầu từ việc thay đổi tư duy. Trụ cột thứ hai trong mô hình tập trung phát triển tư duy, hành vi và kỹ năng con người.

IMT LEAN-CI FRAMEWORK – Trụ cột “Phát triển con người”

Tổ chức phải loại bỏ các hành vi cản trở cải tiến và thay thế chúng bằng các hành vi lý tưởng và kỹ năng thúc đẩy cải tiến. Các hành vi lý tưởng nên được cân nhắc: lắng nghe chủ động, suy nghĩ hệ thống, cam kết làm tới cùng,… Quá trình thay đổi này nhằm xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và xa hơn là hướng tới đạt được tổ chức Vận hành Xuất sắc (Operational Excellence).

Lưu ý rằng văn hóa bắt đầu từ cấp cao nhất với việc lãnh đạo làm gương cho những hành vi lý tưởng. Nhân viên chỉ thực hiện khi chứng kiến sự cam kết ở cấp lãnh đạo.

Ngoài ra, tổ chức cần tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành các mục tiêu cá nhân, bao gồm việc nâng cao kỹ năng chuyên môn. Bởi vì, theo Viện Shingo, đạt mục tiêu cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

3. Nền tảng CI

Nền tảng của mô hình LEAN – CI này là sự kết hợp của 3 thành phần:

IMT LEAN-CI FRAMEWORK – Nền tảng CI

Lãnh đạo cần tham gia trực tiếp vào quá trình lập kế hoạch, hướng dẫn và kèm cặp các kỹ năng cho nhân viên. Họ phải là một bản mẫu, là người điều hành cải tiến và tạo động lực cho nhân viên. Bằng cách thể hiện sự cam kết và tận tụy đối với việc cải tiến liên tục, lãnh đạo truyền cảm hứng và tạo động lực để nhân viên thực hiện những thay đổi cần thiết.

Tổ chức và chính sách định hình môi trường và quy trình làm việc. Điều này bao gồm việc thành lập ban cải tiến liên tục với cơ cấu tổ chức rõ ràng và trách nhiệm được phân chia một cách hợp lý. Các chính sách liên quan đến ngân sách, quyền hạn, cách ghi nhận và khen thưởng cần được thiết lập và tuân thủ đúng mức độ. Điều đó khuyến khích và động viên nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến.

Hệ thống đăng ký và triển khai giúp theo dõi và đánh giá quá trình cải tiến. Nó đảm bảo các cải tiến được thực thi một cách hiệu quả. Hệ thống đăng ký và triển khai cải tiến phải bao gồm việc tiếp nhận và đánh giá các đề xuất cải tiến, theo dõi quá trình triển khai và đánh giá hiệu quả của từng cải tiến. Bằng cách đảm bảo quy trình rõ ràng và liên tục, tổ chức có thể theo dõi tiến độ, xác định những khó khăn và cung cấp hỗ trợ cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất từ các cải tiến.

C. IMT tư vấn và kèm cặp triển khai LEAN – CI như thế nào?

Mô hình triển khai LEAN – CI của IMT đã được triển khai trong nhiều lĩnh vực khác nhau và giúp các công ty đạt được nhiều thành tựu.

Trong ngành xây dựng, tại Việt Nam, IMT hân hạnh được tư vấn và kèm cặp cho một nhà sản xuất thép tồn tại hơn 160 năm, có hơn 100 nhà máy tại 17 quốc gia. Trong vòng 5 tháng triển khai mô hình và lấy trọng tâm là thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, IMT và đối tác đã xây dựng lộ trình cải tiến cho 2 năm kế tiếp với tổng giá trị tiết kiệm ở mức hàng chục tỷ đồng. Cơ chế đăng ký và quy trình đánh giá ngắn gọn, dễ dàng và có phân quyền để phê duyệt nhanh được ghi nhận, đánh giá và kiểm soát.

Mô hình này không chỉ được triển khai trong các ngành công nghiệp mà tiếp tục phát huy hiệu quả trong ngành F&B, IMT đã tư vấn cho một tập đoàn có hơn 500 nhà hàng khắp Việt Nam và hơn 17.000 nhân viên. Trải qua 2 dự án được triển khai lần lượt, có 637 ý tưởng cải tiến được ghi nhận, hơn 15 công cụ thực hiện LEAN được chuyển giao và xây dựng lộ trình cải tiến tập trung tới năm 2024 với giá trị ước tính tiết kiệm được hơn 7 tỷ.

Dịch vụ tư vấn

IMT tự hào đã thiếp lập mô hình LEAN – CI giúp các tổ chức trong và ngoài nước gia tăng hiệu quả, giảm lãng phí và nâng cao tinh thần nhân viên. Liên hệ IMT để được tư vấn về dịch vụ.

Kết nối Zalo OA để được tư vấn thêm: https://zalo.me/1277082478790784072

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *